Az Iktatás csoportban a Dossziék funkcióra kattintva egy általános listás áttekintő ablak jelenik meg, amely testre szabható, exportálható, nyomtatható az eszköztárakon lévő gombok, valamint a jobb egérkattintásra megjelenő menük segítségével.
Itt találjuk meg azokat a dossziékat, és azon belül az aktákat, amikbe a bizonylatainkat azok rögzítésekor rendeztük. Amennyiben az Aktákat nem látnánk, az eszköztáron lévő Kapcsolt nézet gomb megnyomásával megjeleníthetjük.
Először Dossziékat kell létrehoznunk, azokba rendezhetjük az aktáinkat. A logisztika tetszőleges lehet, csupán elvi csoportosításokat végzünk.
Dossziék eszköztár
Az alábbi gombokat használhatjuk a Kezdőlap eszköztáron a hagyományos gombokon kívül:
•Új: új dossziét nyithatunk.
•Törlés: az dossziét törölhetjük, ha nincs szükség rá.
Dosszié és akta létrehozása, módosítása
Új Dosszié nyitásakor, vagy módosításakor (dupla kattintás egy meglévő Dosszién) új ablakban nyílik meg a dossziénk tartalma. Itt nevet adhatunk a csoportnak, egyedi azonosítóval láthatjuk el, valamint egy rövidebb leírást fűzhetünk hozzá emlékeztetőül.
Az ablak alján vehetünk fel aktákat, amikhez a bizonylatainkat csatolhatjuk, hivatkozhatunk rájuk. A megnyíló ablakban adhatunk az aktának nevet, iktatószámot, leírást, valamint alul csatolhatjuk meglévő bizonylatokhoz, vagy külső fájlokra hivatkozhatunk. A módosításokat a Mentés gombok egyikével rögzíthetjük.
Egy meglévő aktához egyszerűen csatolhatunk bizonylatot annak kiállítása közben is. Ennek előnye, hogy nem utólag kell foglalkozni a csatolásokkal. Például számlázáskor a Kapcsolódó akták fülre váltva Új akta kapcsolatot hozhatunk létre, ahol a Megnevezés beírása után nyomjuk meg az Akta kapcsolás gombot, és kiválaszthatjuk például a partnerhez létrehozott aktát.
