A leltározást megkönnyíthetjük a Leltárív készítésével. Egy felületen állíthatjuk a leltár termékeit, írhatjuk be a mennyiségeket, és a program a különbségek alapján elkészíti a Leltár bizonylatot. A Leltárív menü megnyitásakor az alábbi ablak fogad bennünket:
Az eszköztáron a Leltárív állapotától függően (Nyitott, Folyamatban, Lezárt, Elvetett) az alábbi gombokat találjuk a megszokottakon kívül:
•Új: új Leltárívet készíthetünk a leltározáshoz.
•Leltár megkezdése: ha már összeállítottuk a leltározáshoz szükséges termékeket, és a Leltárívünk Nyitott állapotban van, ezzel indíthatjuk el a leltározást. A program figyelmeztet, hogy a leltár megkezdése után már nem vehetünk fel új termékeket a leltárívre! A gomb megnyomása után a leltárívünk státusza Folyamatban állapotra vált.
•Leltár lezárása: ha a Leltárív állapota Folyamatban státuszú, és befejeztük a leltárt, ezzel a gombbal lehet a leltárt véglegesíteni, erről figyelmeztetést is kapunk. A program kiszámolja a beírt különbözeteket, és elkészíti a Leltár bizonylatot, illetve készletet is módosít (Leltárívtől függ, lásd alább az Új Leltárív fejezetet!).
•Elvetés: ha a Leltárív Nyitott vagy Folyamatban állapotban van, ezzel a gombbal Elvetett státuszra állíthatjuk. Leltárív nem törölhető.
•Leltárív nyomtatás (készlettel/készlet nélkül): ha a Leltárív állapota Folyamatban van, ezzel a két gombbal nyomtathatunk Leltárívet készlettel vagy anélkül. Erre a papírra kell felírni az aktuális készletmennyiséget (például a raktárosnak), amit utána a Leltáríven rögzítünk.
A Leltárívet dupla kattintással módosíthatjuk, ha Nyitott vagy Folyamatban lévő állapotban van. Lezárt státusz esetén csak megtekinteni tudjuk.
Új Leltárív
Amikor új Leltárívet készítünk, először összeállítjuk a termékeket a későbbi leltározáshoz. Ilyenkor egy adatrögzítő ablak nyílik ki.
Az alábbi gombokat használhatjuk az eszköztáron a megszokottakon kívül:
•Sorok generálása: a Szűrési feltételek, illetve a Bővített szűrés lapokon (ld. alább) megadott paraméterek alapján a program legenerálja a leltározni kívánt termékek listáját.
A felületen az alábbi mezőket érhetjük el, illetve módosíthatjuk:
•Raktár: válasszuk ki, melyik raktárban szeretnénk leltározni.
•Sorszámtömb: ha több sorszámtömböt használunk a leltározáshoz, válasszuk ki a megfelelőt.
•Leltárív státusza: láthatjuk a Leltárív aktuális státuszát (Nyitott). Nem módosítható.
•Készletmozgás blokkolása: ha a felvett tételeknél meg akarjuk akadályozni a készletmozgást (azaz ne lehessen szállítólevelet, számlát, készletkorrekciót kiállítani), akkor pipáljuk be ezt az opciót. A tiltás akkor lép életbe, ha a Leltárív Folyamatban státuszt kap. Ilyenkor nem engedi a program rögzíteni azt a bizonylatot, ami a készletet mozgatná. A zárolás csak a leltározás lezárásával kerül feloldásra.
•Kiállítás és Teljesítés: válasszuk ki a szükséges dátumokat a Leltárívhez.
•Leltárív sorok fül: az áttekintő eszköztárán lévő kis fehér lap ikonnal (Új gomb) hozzáadhatunk új sort a Leltárívhez. A piros x-szel (Törlés gomb) törölhetjük a szükségtelen termékeket a Leltárívről. Ha nem kézzel szeretnénk felvinni a tételeket, állítsuk be a Szűrési feltételek, illetve a Bővített szűrés lapokon a paramétereket, és nyomjuk meg az eszköztáron a Sorok generálása gombot. Miután elkészült a terméklista, a termékeknél lévő Megjegyzés oszlop (zöld színnel jelölt) közvetlenül szerkeszthető, ha kétszer belekattintunk a mezőbe. A szerkesztett szöveget az OK gombbal rögzíthetjük.
•Szűrési feltételek fül: ezen a lapon adhatjuk meg a Leltárív lista generálásához szükséges szűrési adatokat, amik alapján a program összeállítja a listát.
oÁrucsoport szűrés: ha a termékeket csoportosítottuk, külön termékcsoportot is kiválaszthatunk a listából.
oMennyiség típus szűrés: háromféle típust jelölhetünk meg, akkor célszerű módosítani, ha például adag-, vagy gyári számos termékeket nem szeretnénk a listában látni.
oInaktív áruk is: alapértelmezetten nincs bejelölve, hiszen feltételezzük, hogy az inaktivált termékek már nincsenek a raktárban.
oCsak a pozitív készletek: alapértelmezetten be van pipálva, mert feltételezzük, hogy a készletmennyiségek helyesek, tehát csak a valóban készleten lévő termékeket akarjuk leltározni. Teljes rovancsolás esetében javasoljuk kikapcsolni ezt a piát, majd a lista generálása után a felesleges tételeket kézzel töröljük a listából!
•Bővített szűrés fül: csak haladóknak ajánlott, és a Szűrési feltételek fülön megadott paramétereken túl egyéb szűrési lehetőségeket adhatunk hozzá. Az "És" melletti plusz jelre kattintva választhatunk a szűrési feltételek közül, majd a megjelenő címkékre kattintva az egérrel.
•Megjegyzés fül: egyszerű megjegyzést fűzhetünk a Leltárívhez.
Az újonnan létrehozott Leltárívet az eszköztáron lévő Mentés gombok egyikével rögzíthetjük.
A leltározás megkezdése, Leltárív szerkesztése
Miután létrehoztuk a Leltárívet, az eszköztáron válasszuk a Leltár megkezdése gombot.
Ekkor egy figyelmeztetést kapunk, hogy ezután nem tudunk új tételt felvinni a listába. Az OK gombot választva visszakapjuk a Leltárívet módosított formában. A Leltárív Folyamatban státuszt kap. Ekkor az eszköztáron található Leltárív nyomtatás gombokkal lehetőségünk nyílik kinyomtatni a Leltárívet a leltározáshoz, amit például a raktárosnak adhatunk oda.
A Leltáríven duplán kattintva vihetjük fel a leltár valós készletadatait, ilyenkor a Leltárív leltározási módban jelenik meg.
A megjelenő ablakban az alábbi gombokat érhetjük el az eszköztáron a megszokottakon kívül:
•Készletek frissítése: amennyiben aktualizálni szeretnénk a készletmennyiséget, nyomjuk meg ezt a gombot.
•Fellelt mennyiségek frissítése: amennyiben feltételezzük, hogy a készletünk stimmel, ennek a gombnak a megnyomásával kitölthetjük előre a Fellelt mennyiség oszlop értékeit a jelenlegi készlet mennyiségével, és ezek után már csak az eltérő készletmennyiségeket kell megadni.
A megnyitott ablakban csak a Készletmozgatás blokkolása opciót, a dátumokat, valamint a Leltárív sorok fülön módosíthatunk (a zölddel kijelölt oszlopok mezőit), illetve a Megjegyzés fülön lévő adatokat. A többi paraméter nem módosítható!
A Leltárív sorok fülön két fontos gombot találunk, a Kihagyást és Kihagyás visszát, melyekkel megjelölhetjük azokat a termékeket, amiket nem szeretnénk a Leltár bizonylatban látni, azaz kihagyjuk a leltárból. Az áttekintő zöld mezőit dupla kattintással vagy Szóközzel módosíthatjuk, tehát a tényleges darabszámot így beírhatjuk a Fellelt mennyiség oszlopba. A mezők módosítását Enterrel vagy a mező mellé kattintással véglegesítjük. A Készlet és a Fellelt mennyiség közötti különbözetet az Eltérés mezőbe számítja ki a program, illetve az Eltérő oszlopban külön jelzi is.
Amikor végeztünk a leltárral, a Mentés gombok egyikével rögzíthetjük.
Fontos: a Leltárív a mentéskor nem kerül automatikusan lezárásra, tehát nem kapja meg a Lezárt státuszt mindaddig, amíg a Leltárív áttekintőben az eszköztáron meg nem nyomjuk a Leltár lezárása gombot!
Leltár befejezése
Miután rögzítettük a fellelt mennyiségeket és a Leltárív elmentésre került, az eszköztáron megjelenik a Leltár lezárása gomb. Ez csak a Folyamatban státuszú Leltáríveknél jelenik meg.
Miután ezt a gombot megnyomjuk, figyelmeztetést kapunk, melyet ha elfogadunk, a különbözetek alapján létrejön a Leltár bizonylat. Ha nincs eltérés, akkor Leltár bizonylat sem generálódik.