Egy listás áttekintőben nézhetjük meg, hogy milyen számlák érkeztek be a NAV-hoz, valamint azokat (Készlet modul megléte esetén) feldolgozhatjuk szállítói számlába. A számlák lekérése a korábban már beállított NAV Onlineszámla kapcsolat adatait használja, új NAV kapcsolati paraméterek megadására nincs szükség. A lekért bizonylatokat dupla kattintással nyithatjuk meg megtekintésre, ilyenkor jelenik meg a betekintő/feldolgozó ablak.
Az alábbi, rövid videónkban megtekintheti az online bejövő számlák beállítását, letöltését és feldolgozását:
Az Online bejövő számlák eszköztárán az alábbi lehetőségeket találjuk meg a szokott lehetőségeken kívül:
•Bejövő számlák letöltése: A gomb megnyomására egy szűrőablakot kapunk, ahol megadhatjuk a lekérdezési paramétereket (például dátum, partner, bizonylatszám). Ezt az ablakot nyugtázva indul el a letöltés.
•Feldolgozás: Készlet modul esetén a bejövő számlákat szállítói számlákba importálhatjuk. A betekintő/feldolgozó ablakról alább olvasható részletesebb leírás.
•Elvetés: A módosító bizonylatokat (például sztornó vagy helyesbítő számlák) nem tudjuk feldolgozni, valamint azokat a bizonylatokat, melyeket nem szeretnénk szállítói számlákba importálni, akkor használjuk az Elvetés gombot. Készlet modul megléte esetén érhető el.
•Elvetés vissza: Történhetnek véletlenek, ilyen esetben a korábban elvetett bizonylatot ennek a gombnak a segítségével visszaállíthatjuk Feldolgozásra vár állapotba.
•Bizonylat nyomtatás: A már feldolgozott bizonylatokat kinyomtathatjuk. Ilyenkor szállítói számla kerül kinyomtatásra.
•Nyomtatási kép: Szintén a már feldolgozott bizonylatok esetében érhetjük el, a szállítói számla nyomtatási képe tekinthető meg.
•XML mentése: A NAV-tól lekért számlaadatokat fájlba menthetjük saját feldolgozásra vagy áttekintésre.
•Beállítások: Az importálás beállításait adhatjuk meg. Fontos, hogy az Áfa típusok társítása és a Fizetési módok társítása csoportban mindegyik mezőben szerepeljen érték! Ha bármelyik mező üres lenne, az importálást nem végzi el a program! Szükség esetén az üresen lenyíló lista alján új értéket is felvehetünk.
Az Áru automatikus létrehozása bepipálása esetén a program először megkeresi az adatbázisban a cikkszámot, illetve nevet, és ha nem találja, újként rögzíti, nem kell egyesével társítani a termékeket. Az Árunevek betöltése sormegjegyzésbe opció bejelölésével a túl hosszú (100 karakter feletti) árunevek bekerülnek a szállítói számla sormegjegyzésébe.
A korábban létrehozott társításokat is itt törölhetjük. A társítások partnerenként és azon belül árunként történnek meg, tehát akár egy partner egy árujának társítását is megszüntethetjük, de akár az összes áru egy partnerhez történő társítását is törölhetjük, ahogy egy áru összes partnerhez lévő társítását is. Ha a két mező üresen marad, az összes társítás törlődik! A paraméterek megadása után a Társítások törlése gombra kell kattintani.
Az ablak paramétereit a Mentés és bezárás gombbal rögzíthetjük le.
A betekintő/feldolgozó ablak paraméterei
A bejövő számlaadatokat a betekintő/feldolgozó ablakban láthatjuk. Az ablak a bejövő számla során dupla kattintással vagy (Készlet modul esetén) a Feldolgozás gombra való kattintással nyitható meg.
A betekintő/feldolgozó ablak a következő paraméterekből és lehetőségekből áll:
•Áru társítás: abban az esetben aktív, ha már kiválasztottuk a saját partnert a Számla részletek csoportban. Egy egyszerű társító ablakot nyit meg abban az esetben, ha az importálási beállításoknál nem az automatikus társítást választottuk.
•Szállítói számla rögzítése: abban az esetben aktív, ha már kiválasztottuk a saját partnert a Számla részletek csoportban. Mielőtt megnyomnánk ezt a gombot, javasoljuk, hogy az Áru típusa oszlopban minden áru be legyen megfelelően állítva (Termék vagy Szolgáltatás), illetve a szükséges társítás is megtörténjen. Amelyik áru nincs betársítva, az nem kerül rá a szállítói számlára, és ebben az esetben a számla azonnal rögzítésre kerül! A szállítói számla utólag nem módosítható!
•Szállítói számla szerkesztése: A bejövő számla adatait még a szállítói számla rögzítése előtt áttekinthetjük, szükség esetén módosíthatjuk. Mivel a szállítói számla a rögzítés után nem módosítható, ezért mindenképp ezt a módszert ajánljuk a feldolgozás során.
•Kihagyás: az megnyitott számlát nem szeretnénk feldolgozni, később kerül rá sor. A számla Feldolgozásra vár státuszt kap.
•Elvetés: a megnyitott számlát nem szeretnénk feldolgozni, de le szeretnénk zárni, tehát később sem lesz feldolgozva, nem készül szállítói számla.
•Elvetés vissza: az elvetett számlát vissza lehet állítani Feldolgozásra vár státuszra.
•Feldolgozás megszakítása: ha több számlát kezdtünk el feldolgozni, de valamilyen oknál fogva meg kell szakítani a folyamatot, ezzel a gombbal megtehetjük.
•Manuálisan rögzített: ebben az esetben a számlát Manuálisan feldolgozott státuszra állítjuk, ezzel jelezve, hogy korábban már kézzel rögzítettük a rendszerbe