A funkció segítségével időzítetten, már meglévő, a megadott feltételnek megfelelő elemekre vonatkozó értesítés küldhető email, feladat vagy emlékeztető formájában. (pl. küldjön értesítést akkor, ha van 10 napja lejárt vevői számla, új jóváhagyandó tétel stb.)
- Időszaki értesítések feltételeinek rögzítő felülete -
Adatai, működése, szabályai
| Megnevezés: | Értesítési feladat megnevezése |
| Adattípus: | Adattípus, melynek tulajdonság változásait figyeli a program |
| Összevont értesítés: | I/N Beállításával a megadott feltételek alapján összeállított adatok összevontan kerülnek kiküldésre, nem tételesen. Pl: ha a partnereinknek szeretnénk az értesítést kiküldeni, akkor a jelölés hamis, és hivatkozhatunk a partnernél tárolt e-mail címre. |
Feltétel lapfül
A feltétel szerkesztő felületen összeállított feltételek teljesülése esetén küld értesítést a program.
| Belépési feltétel: | A kiindulási állapotra vonatkozó feltétel. Vagyis csak akkor nézzük meg, hogy a feldolgozási feltétel igaz-e mentéskor, ha betöltéskor a belépési feltétel igaz volt. |
| Feldolgozási feltétel: | Mentéskor ennek a feltételnek igaznak kell lennie az adott elemre. |
| A feltételeknél már választható az "Új elem" érték is. Ezt akkor lehet használni, ha a belépési feltétel csak annyi, hogy "új elem". Pl: új jóváhagyás létrejötte. |
- Időszaki értesítésekhez kapcsolódó e-mail sablonok létrehozása -
Emailek lapfül
Megadott feltételeknek megfelelő adatok létezése esetén a küldendő e-mailek létrehozása, szerkesztése.
| Tárgy forrás: | Statikus és Dinamikus érték állítható be. |
| Tárgy: | E-mail tárgya, csak abban az esetben tölthető, ha a Tárgy forrása Statikus. |
| Tárgy kifejezés: | A tárgy mezőt a forrás tétel adatai alapján - pl: jóváhagyandó tétel bizonylat sorszáma - lehet összeállítani, ha a tárgy forrása Dinamikus. A funkció csak akkor műköik, ha nem Összevont küldést alkalmazunk. |
| Email cím: | Adattípusból kinyerhető cím megadása. A mező csak akkor aktív, ha nem Összevont küldést alkalmazunk. Pl: Partner táblából az e-mail cím mezőben tárolt adat. |
| Kiválasztható a tételből olyan mező is, mint cím, ami lista típusú és a lista elemei szövegesek. Pl: jóváhagyás esetén Értesítendő e-mail címek. Ebbe benne van a jóváhagyásra kijelölt személy, a jóváhagyásra kijelölt szerepkörbe tartozó minden személy, valamint a jóváhagyásra kijelölt személyt helyettesítők email címei is, így egy levélben lehet minden érintettet értesíteni. |
| Kiegészítő email cím: | Ha az adattípus nem alkalmas e-mail cím kinyerésre, vagy összevont küldést használunk, akkor itt kell megadni az e-mail címet. |
| Sablon: | Itt szerkeszthető az e-mail törzse, tartalma. |
- Időszaki értesítésekhez kapcsolódó feladatok definiálása -
Feladatok lapfül
Megadott feltételeknek megfelelő adatok létezése esetén a létrehozandó feladatok felvitele, szerkesztése.
| Terület: | Az időszaki értesítés mely feladat terület alá kerüljön. A területek megnevezése, beállításai szabadon alakíthatók. |
| Prioritás: | Milyen prioritással jöjjön létre a feladat |
| Kategória: | A feladatokat különböző kategóriákba sorolhatjuk, melyek felhasználó által bővíthető, alakítható kategóriák lehetnek. |
| Feladat csoport: | Mely csoportnak (felhasználói csoport) kell létrehozni a feladatot |
| Feladat felhasználó: | Feladat csoporton belül csak ennek a felhasználónak kell létrehozni a feladatot. Ha nem adjuk meg, akkor minden csoporttagnak megjelenik a feladat. |
| Feladat csoport tulajdonság: | Az értesítési rendszerben a feladat esetén megadható az adat forrás típusból a csoport tulajdonság. |
| Feladat felhasználó tulajdonság: | Az értesítési rendszerben a feladat esetén megadható az adat forrás típusból a felhasználó tulajdonság. |
| Ez utóbbi két beállítás használható pl. Feladat kezelőhöz (ahol az adattípus Feladat), így nem kell felhasználónként megadni az értesítést vagy a feladatot, hanem beállítható egy csoport vagy felhasználói tulajdonság. |
Mindkét beállításnál az értesítés alapját képző olyan tulajdonságok is kiválaszthatók - hasonlóan az e-mail címzettekhez - melyek lista alapúak és felhasználó csoportot vagy felhasználókat tartalmaz. Pl: jóváhagyás esetén az Értesítendő felhasználók. Ebbe belekerül a jóváhagyásra kijelölt személy, a jóváhagyásra kijelölt szerepkörbe tartozó személyek valamint a jóváhagyásra kijelölt személyt helyettesítő személyek. Minden érintett külön feladatot kap.
| Tárgy forrás: | Statikus és Dinamikus érték állítható be. |
| Tárgy: | A feladat tárgya, szabadszöveges mező Statikus Tárgy forrás beállítás esetén. |
| Tárgy kifejezés: | A tárgy mezőt a forrás tétel adatai alapján - pl: jóváhagyandó tétel bizonylat sorszáma - lehet összeállítani, ha a Tárgy forrás Dinamikus. |
| Leírás forrás: | Statikus és Dinamikus érték állítható be. |
| Leírás: | Szabadon szerkeszthető leírás a feladatról, ha a Tárgy forrás Statikus. |
| Leírás kifejezés: | A feladat leírását a forrás tétel adatai alapján lehet összeállítani, ha a Tárgy forrás Dinamikus. |
- Időszaki értesítéshez kapcsolódó emlékeztetők létrehozási felülete -
Emlékeztetők lapfül
Megadott feltételeknek megfelelő adatok létezése esetén a létrehozandó emlékeztetők felvitele, szerkesztése. Az emlékeztetők a rendszerbeállításban megadott frissítési gyakoriság figyelembevételével jelennek majd meg.
| Üzenet forrás: | Statikus és Dinamikus érték állítható be. |
| Üzenet: | Az emlékeztető üzenete, szabadszöveges mező Statikus Tárgy forrás beállítás esetén. |
| Üzenet kifejezés: | Az emlékeztetés üzenetét a forrás tétel adatai alapján - pl: jóváhagyandó tétel bizonylat sorszáma - lehet összeállítani, ha a Tárgy forrás Dinamikus. |
| Értesítendő csoport: | Mely csoport (felhasználó csoport) kapja az értesítést |
| Értesítendő felhasználó: | Ha megadjunk egy konkrét felhasználót, akkor csoporton belül csak az itt megadott felhasználó kapja az értesítést, ha nem, akkor a csoport minden tagja. |
| Értesítendő csoport tulajdonság: | Az értesítési rendszerben a feladat esetén megadható az adat forrás típusból a csoport tulajdonság. |
| Értesítendő felhasználó tulajdonság: | Az értesítési rendszerben a feladat esetén megadható az adat forrás típusból a felhasználó tulajdonság. |
| Ez utóbbi két beállítás használható pl. Feladat kezelőhöz (ahol az adattípus Feladat), így nem kell felhasználónként megadni az értesítést vagy a feladatot, hanem beállítható egy csoport vagy felhasználói tulajdonság. |
Mindkét beállításnál az emlékeztető alapját képző olyan tulajdonságok is kiválaszthatók - hasonlóan az e-mail címzettekhez - melyek lista alapúak és felhasználó csoportot vagy felhasználókat tartalmaz. Pl: jóváhagyás esetén az Értesítendő felhasználók. Ebbe belekerül a jóváhagyásra kijelölt személy, a jóváhagyásra kijelölt szerepkörbe tartozó személyek valamint a jóváhagyásra kijelölt személyt helyettesítő személyek. Minden érintett külön emlékeztetőt kap.
