|
<< Click to Display Table of Contents >> A főkönyvi nyitás és zárás folyamatának értelmezése és a szükséges paraméterek beállítása |
  
|
|
<< Click to Display Table of Contents >> A főkönyvi nyitás és zárás folyamatának értelmezése és a szükséges paraméterek beállítása |
|
A főkönyvi nyitási és zárási felületen megjelenő főkönyvi számlaszámokat hogyan kell értelmeznünk, valamint milyen dátumbeállításokat és jelölőket kell alkalmaznunk ahhoz, hogy a rendszer a valóságnak megfelelő nyitó és záró tételeket készítse el. Kérdésként merült fel, hogy mely számlaosztályokat érintik az egyes műveletek, és miként biztosíthatjuk az adatok dimenziónkénti részletezettségét.
Megvizsgáljuk a folyamatot mind a zárási, mind a nyitási szakaszban, mivel a paraméterezésük logikája hasonló, de céljuk eltérő.
A zárás során az alábbi lépéseket követjük és az alapadatokat így értelmezzük:
1.Dátumok kezelése: A bizonylat Teljesítés dátuma és Számviteli dátuma az a nap lesz, amellyel a rendszer létrehozza a záró főkönyvi tranzakciót. Amennyiben cégünk klasszikus, naptári év szerinti üzleti évet követ (január 1-től december 31.-ig), akkor itt a december 31.-ei dátumot adjuk meg. Ezzel biztosítjuk, hogy a záró tételek az év utolsó napjára könyvelődjenek be.
2.Főkönyvi napló és ellenszámla: Kiválasztjuk azt a Főkönyvi naplót, amelyben a zárási tranzakciót rögzíteni szeretnénk. Megadjuk továbbá azt a Főkönyvi számlaszámot, amellyel szemben az összevezetés megtörténik. Mivel egy zárási művelethez csak egyetlen ellen főkönyvi számot rendelhetünk, összetettebb zárási lépéseknél (például az eredményszámlák több lépcsőben történő elvezetésekor) a folyamatot több alkalommal is lefuttathatjuk, minden alkalommal az adott lépésnek megfelelő ellenszámlát használva.
3.Értékkel és Dimenziókkal jelölők: Amennyiben azt szeretnénk, hogy a rendszerünk számolja ki a zárandó összegeket az egyenlegek alapján, aktiváljuk az Értékkel jelölőt. A Dimenziókkal jelölőt akkor használjuk, ha év közben dimenziókra (költséghely, munkaszám és a többi) is könyveltünk, és szeretnénk, ha a zárás nem egyetlen összesített összegben, hanem dimenziónkénti bontásban valósulna meg.
4.Könyvelési osztályok: A rendszerbeállítások alapján a program alapértelmezetten az 5-től a 9-ig terjedő számlaosztályokat ajánlja fel zárásra, de ezt felülírhatjuk, és az 1-től a 4-ig tartó osztályokat is zárhatjuk.
5.Gyűjtemény időszak: Itt azt a dátumtípust állítjuk be, amelyet a központi rendszerbeállításokban az üzleti időszak kezeléséhez alapul vettünk (például a Számviteli dátumot). A dátumtartománynak a teljes lezárandó üzleti évet le kell fednie (például január 1.-től december 31.-ig).
6.Tétel típusok kijelölése: Zárás esetén bepipáljuk a Normál, a Nyitó és a Záró tételek jelölőnégyzeteket is, hogy minden releváns tétel belekerüljön az összevezetésbe.
A nyitás során hasonló logikával járunk el, de az új év kezdetére fókuszálunk:
1.Dátumok kezelése: A tranzakció dátumaként (Teljesítés dátuma és Számviteli dátuma) az új üzleti év első napját adjuk meg. Amennyiben cégünk klasszikus, naptári év szerinti üzleti évet követ (január 1-től december 31.-ig), akkor itt a január 1-jei dátumot rögzítünk. Ezzel a dátummal jönnek létre a nyitó tételek a főkönyvben.
2.Főkönyvi napló és ellenszámla: Megadjuk a nyitáshoz használt naplót és a nyitó mérleg számlát (alapesetben a 491-et), amellyel szemben megnyitjuk a számlákat.
3.Értékkel és Dimenziókkal jelölők: Amennyiben azt szeretnénk, hogy a rendszerünk számolja ki a nyitó összegeket, aktiváljuk az Értékkel jelölőt. A Dimenziókkal jelölőt akkor használjuk, ha év közben dimenziókra (költséghely, munkaszám és a többi) is könyveltünk, és szeretnénk, ha a nyitás nem egyetlen összesített összegben, hanem dimenziónkénti bontásban valósulna meg.
4.Könyvelési osztályok és tételek: Nyitásnál jellemzően az 1-4 számlaosztályokat vonjuk be a folyamatba. Fontos, hogy a Tétel típusoknál a Normál és a Nyitó tételek jelölőket állítsuk be.
5.Gyűjtemény időszak: Itt azt a dátumtípust állítjuk be, amelyet a központi rendszerbeállításokban az üzleti időszak kezeléséhez alapul vettünk (például a Számviteli dátumot). A dátumtartománynak a teljes üzleti évet le kell fednie, amely alapján a nyitást szeretnénk elvégezni (például január 1.-től december 31.-ig). Ennek oka, hogy a program nem egyenleget nyit át a zárási eredmények alapján, hanem a gyűjteményi időszak dátumába tartozó tranzakciós tételek számolt egyenlegével, összegével fog megtörténni.