A funkció a tárgyi eszközök leltározási folyamatának támogatására szolgál. A fellelt mennyiségek szerinti hiány alapján kivezetés eseményeket, míg a többlet alapján új tárgyi eszközöket generál automatikusan a rendszer. A listás áttekintőben a megfelelő leltáron állva eszközönkénti leltár rögzítési, kartonnal való mennyiség összehasonlítási, összes leltár sor létrehozási (leltár sorok előtöltése a karton adatok alapján) és leltár lezárási műveleteket lehet elvégezni, amelyek részletes leírása a Művelet fejezetben található. Több fajta leltározási módot támogat a rendszer. Az ezek közötti alapvető különbségeket az alábbi táblázat tartalmazza:

Fellelési helyek használata	Leltár típus	Leírás
N	Csak a fellelt eszközök	Amikor nem használunk fellelési helyeket a tárgyi eszköz nyilvántartásunkban és csak a fellelt eszközökre vonatkozóan történik többlet generálás, vagy hiány kivezetés az aktív mennyiségekhez viszonyítva.
N	Minden eszköz	Amikor nem használunk fellelési helyeket a tárgyi eszköz nyilvántartásunkban és minden eszközre vonatkozóan történik többlet generálás, vagy hiány kivezetés az aktív mennyiségekhez viszonyítva.


I	Fellelt eszközök a fellelési helyen	Amikor fellelési helyeket használunk, egy szülő fellelési helyre leltározunk, fellelési helyenként vesszük fel a leltár sorokat és csak a fellelt eszközökre vonatkozóan, de a fellelési helyre, illetve azok gyerekeire kiosztott mennyiségekhez viszonyítva (És nem a még aktív mennyiségekhez viszonyítva!) történik többlet generálás, vagy hiány kivezetés.
I	Minden eszköz a fellelési helyen	Amikor fellelési helyeket használunk, egy szülő fellelési helyre letározunk, fellelési helyenként vesszük fel a leltár sorokat és minden eszközre vonatkozóan, de a fellelési helyre, illetve azok gyerekeire kiosztott mennyiségekhez viszonyítva (És nem a még aktív mennyiségekhez viszonyítva!) történik a többlet generálás, vagy hiány kivezetés.

- Leltár adatok rögzítése -

Adatai, működése, szabályai

Fellelési helyek használata:

I/N, beállítása esetén lesz aktív a "Fellelési hely" választó mező. Meghatározza, hogy fellelési helyre vonatkozik a leltár, vagy a fellelési helyektől független. Ha fellelési helyeket használunk a Tárgyi eszköz nyilvántartásunkban, akkor lehetőleg fellelési helyenként leltározzunk, mert fellelési helyes eszköz fellelési helyek használata nélküli leltározása azt eredményezheti, hogy egy esetleges hiány miatt automatikusan lecsökkenő aktivált mennyiség eltérést fog mutatni a Fellelési hely részletek-ben mutatott mennyiséggel a kartonon, mert ilyenkor a leltár lezárás a fellelési hely adatokat nem módosítja és ezt utólag eszközönként kézzel kell majd módosítani a fellelési helyen lévő adatok módosításával.

- Fellelési helyek használata esetén fellelési helyekre leltározzunk! -

Fellelési hely:

Akkor aktív, ha be van állítva a "Fellelési hely használata" mező. Az itt választott Tárgyi eszköz fellelési helye funkcióban felvett hely alatti helyekre vonatkozik a leltár. Például, ha az "A" irodaházat letározzuk, akkor itt kiválasztjuk ezt az "A" irodaházat, amitől a bevitelben a további fellelési hely választás mezőkön az ez alá a fellelési hely alá felvett helyek közül fogunk tudni csak választani: "A" irodaház, "A/I. emelet", A/II. emelet/ A/I/100-as szoba, ... , de a "B" irodaház alá felvett fellelési helyeket nem fogjuk tudni kiválasztani. Üresen is hagyható a mező.

Iktatószám:

Leltár azonosító számának megadása. Vagy kézzel adhatunk meg egy azonosítót, vagy a Sorszámtömb beállításai szerint kerül automatikusan képzésre.

Leltár típus:

Minden eszköz / Csak a fellelt eszközök / Minden eszköz a fellelési helyen / Fellelt eszközök a fellelési helyen, választás, ami meghatározza, hogy a leltár lezárásakor a hiány kivezetése és a többlet új eszközként felvétele mely eszközök körére történjen meg. Az összesre, vagy csak a felleltekre. "Csak fellelt eszközök" esetén a fellelt eszközök teljes aktivált mennyiségét vesszük figyelembe, a "Fellelt eszközök a fellelési helyen" esetében a felelt eszközöknek a leltár fejben megadott fellelési helyen nyilvántartott mennyiségeit. (Fellelési hely részletek a tárgyi eszköz kartonon.) További részletek a fenti, a leltározási módokat összefoglaló táblázatban találhatók.

Tárgyi eszköz kivezetési csoport:

Hiány esetén a Tárgyi eszköz kivezetési csoport funkcióból a "Tárgyi eszköz" típusúakból választva kell meghatározni, hogy mely csoport szabályai szerint történjen a tárgyi eszköz kivezetése a leltár lezárásakor. Célszerű a leltárhiányra felvettek közül választani.

Fellelési hely:

Fellelési helyre leltározáskor itt lehet kiválasztani azt a fellelési helyet, amire a leltározás történik. Csak egy fellelési hely használható.

Kisértékű tárgyi eszköz kivezetési csoport:

Hiány esetén a Tárgyi eszköz kivezetési csoport funkcióból a "Kisértékű tárgyi eszköz" típusúakból választva kell meghatározni, hogy mely csoport szabályai szerint történjen a kisértékű tárgyi eszköz kivezetése a leltár lezárásakor. Célszerű a leltárhiányra felvettek közül választani.

Kezdés dátuma:

Leltár megkezdésének a dátuma.

Zárás dátuma:

A Lezárás művelet használata (leokézása) után felülíródik a dátum az ott megadott dátummal és módosítja az itt a funkcióban megadott (tervezett) lezárás dátumot. Ezzel a dátummal történik a hiány kivezetése és a fellelt plusz eszköz felvétele.

Lezárt:

I/N. Kézzel nem módosítható. A Lezárás művelet használata (leokézása) után automatikusan átváltódik Igaz értékre. Lezárt leltár már nem törölhető és nem módosítható!

Megjegyzés terület:

Megjegyzés fűzhető a leltárhoz.

Eszköz összesítő sorok lapfül

Az Eszköz sor mennyiségek frissítése művelettel bekerülnek ide a leltározandó tárgyi eszközök, amelyek vagy azonos fellelési helyűek a megadott fellelési hellyel, vagy nincs rájuk fellelési hely megadva a tárgyi eszköz bevitelben és kitöltődik a karton alapján a mennyiség oszlop is. A műveletet használata előtt csak a leltár sorok lapfülön felvett eszközök jelennek meg a táblázatban, de lezáráskor már begenerálódik az összes fellelendő eszköz. Az eszköz összesítő sorok táblázatban a kijelölt sorra vonatkozóan "Többlet felosztása" és "Fellelési hely részletek szerkesztése" műveletek használatára van lehetőségünk, de mivel ezek a fellelési helyhez kötődnek, ezért csak akkor aktívak, ha a leltárban a "Fellelési helyek használata" mező értéke Igaz. A leltár bevitelben rögzítést nyomva a leltár sorok alapján szintén bekerülnek ide az összesítő sorok, de azok a karton adatokkal még nincsenek összevetve, így 0-t mutat a mennyiség oszlopuk.

- Eszköz összesítő sorok műveletei -

Például, ha felveszünk egy leltár sort egy eszközre az egyik fellelési helyre, majd egy másik sort ugyan arra az eszközre egy másik fellelési helyre, akkor ezen az összesítő lapfülön 1 sorban látjuk ezeket összesített fellelt mennyiségben. A mennyiség mezők és azok kapcsolatai az alábbiak:

Mennyiség:

Karton alapján kiírt mennyisége az eszköznek. Az "Eszköz sor mennyiségek frissítése" művelettel tölthető ki az aktuális értékkel a mező. Kézzel nem módosítható.

Fellelt mennyiség:

A Leltár sorok lapfülön megadott (fellelési helyenkénti) fellelt mennyiségekből összegződő mező. Kézzel nem módosítható.

Többlet:

Fellelt mennyiség mínusz a Mennyiség. Számolt, kézzel nem módosítható mező.

Felosztott többlet:

Többlet felosztása művelettel már felosztott mennyiség a többletből.

Az oszlopválasztóval további oszlopok is kitehetők a listás áttekintőre.

Többlet felosztása - művelet

A megjelenő ablakban adható meg a többletnek fellelési helyek között felosztott mennyisége. Csak a felosztott többlet mező szerkeszthető az ablakban. Akkor aktív a művelet, ha nagyobb a fellelt mennyiség, mint a nyilvántartásban lévő. Tehát itt azt adjuk meg, hogy a leltár sorokban megadott fellelési helyeken talált többlet mennyiségekből mely helyre, milyen mennyiség kerüljön a majd lezáráskor létrejövő új eszközben a "Fellelési hely részletek"-be!

- Többlet felosztása -

Fellelési hely részletek szerkesztése - művelet

A Fellelési hely részletek szerkesztése művelet elindításával, vagy a táblázat soron duplaklikkelve nézhetők meg a tárgyi eszköz kartonról a vonatkozó (korábban a tárgyi eszközhöz rögzített) fellelési hely adatok. Itt a Fellelési hely mező azt mutatja, hogy a karton szerint hol van az eszköz, de ha megadunk fellelési helyet és leokézzuk az ablakot, vagy kitöröljük a fellelési helyet és leokézzuk az ablakot, akkor azzal direktben megadhatjuk, hogy hová kerüljön az eszköz a kartonon (a leltártól függetlenül), azaz innen közvetlenül módosítjuk a kartonon szereplő fellelési helyeket és mennyiségeket. Itt bármely fellelési helyet kiválaszthatjuk, nincs szűkítve a leltárbeli fellelési helyre, mint szülőre, mert pont az a célja a műveletnek, hogy a mennyiségeket a fellelési helyek közt módosítsuk arra, aminek a leltár előtt lennie kellett. Tehát tárgyi eszköz fellelési helyet és mennyiséget tartunk karban a leltár lezárása előtt aktuálisan nyilvántartott pillanatra vonatkozóan. Az ablakot leokézva mentődnek vissza az adatok a kartonba. Az alábbi mennyiségi ellenőrzés pedig a kartonon nyilvántartott mennyiségre fut le:

- Tárgyi eszköz leltár sor - felosztás hiba oka -

"Hiba

A fellelési helyeken lévő mennyiség nem egyezik meg az aktivált mennyiséggel"

Több fellelési helyes leltár esetében az eszköz összesítő tabulátor fülön egy sort kiválasztva és a soron duplán kattintva megjelennek a fellelési hely részletek

- Tárgyi eszköz adatok több fellelési helyes esetben -

Leltár sorok lapfül

Itt vihetjük fel a fellelt eszközöket és a mennyiségeket, illetve ide kerülnek be a listás áttekintőről indított Leltár sor bevitel művelettel (egyenkénti sorfelvétel) felvett adatok is, valamint a Leltár sorok létrehozása eszköz sorok alapján művelet segítségével létrehozott (karton adatok alapján összes vonatkozó leltársor felvétele mennyiség előtöltéssel) sorok is.

Tárgyi eszköz letár sor terület:

Tárgyi eszköz:

Tárgyi eszköz választás, amely eszközt felleltük. Csak az összes használt értékelési mód (adó tv., számviteli tv.) szerint aktivált eszközök közül választhatunk.

Mennyiség:

Itt kell megadni, hogy milyen mennyiségben találtuk meg az eszközt.

Fellelési hely:

Fellelési hely választás, amely fellelési helyen megtaláltuk az eszközt. A leltárban megadott "Fellelési helyek használata" mező szerint vagy egyik fellelési hely sem választható (N), vagy azok közül a fellelési helyek közül választhatunk (I), amelyek a leltárban megadott fellelési helyek alatt találhatóak a fa struktúrában.

Megjegyzés:

Megjegyzés fűzhető a leltár sorhoz. Ez itt megnézhető a továbbiakban. A Leltár sor bevitel műveletben megadott megjegyzés is bekerül a mezőbe.

Az oszlopválasztóval további oszlopok is kitehetők a listás áttekintőre.

Specialitások

A tárgyi eszköz leltár korrektségének biztosítása érdekében a leltár nyitás és zárás dátum közt nem javasolt a tárgyi eszközök felellési helyek közötti mozgatása, illetve aktiválatlan eszköz aktiválása vagy tárgyi eszköz kiadása.