|
<< Click to Display Table of Contents >> Adat export-import |
  
|
|
<< Click to Display Table of Contents >> Adat export-import |
|
Export/Import / Adat import/export / Import/Export
A rendszerbe xls (általában), vagy xml (áfa bevallás) fájlokon keresztül tudunk adatokat beemelni vagy onnan kinyerni. Az importhoz a mintafájlokat a felhasználó is elkészítheti úgy, hogy az adatbázisból kiexportálja a megfelelő törzsadat vagy tranzakció fájlt, mely a már berögzített adatokat tartalmazza, így mintaként szolgál.
Általános tudnivaló, hogy az beemelő excel "Vezérlés" nevű munkalap adatain semmit se módosítsunk, valamit a többi munkalap első 5 sorát se módosítsuk. A sheet-ek 6. sorától kezdődnek az adatok. Az oszlopokat tekintve a "Sorszám" oszlop a rekordok azonosítására szolgál: Beazonosítja a fej adatot, majd a többi sheet-en ezzel a szülő azonosítóval rendelkeznek ennek a rekordnak a tételei. Az importálás az első üres sorig történik meg, ezért ne tegyünk üres sorokat az excelbe. Azoknál az oszlopoknál, amelyeket meghatározott adattartalommal kell kitölteni - például hivatkozás más törzsadat megnevezésre vagy törzsadat kódra, esetleg érték megadás, mely valamilyen paraméter azonosítója - egy piros háromszöggel jelöljük a cellához tartozó megjegyzést, mely a kitöltésre vonatkozó információkat tartalmaz. A cella fölé navigálva az egeret megjelenik a megjegyzés, amelyet, ha nem látunk teljes terjedelmében, akkor a jobbegér/Megjegyzés szerkesztése menüt kiválasztva a megjelenő megjegyzésablak nagyobbra növelhető a szokásos saroknégyzet megfogásával és húzásával.
Ilyen sajátosság például, hogy kereskedelmi vevőszámla (Export / Kereskedelem vevői számla) esetén termék típusú cikket ne importáljunk, mert termék csak szállítólevélről átvezetéssel kerülhet a számlára. Ez azt jelenti, hogy rendszeres kereskedelmi vevőszámla importra akkor lehet szükség, ha más rendszerben rögzített szolgáltatásokra vonatkozó számlázási adatokat importálunk, amit a deep-ből számlázunk ki.
Új cég indulásakor a nyitott számlákat nem kereskedelmi, hanem pénzügyi számlaként importáljuk, csak a nyitott értékben. Más rendszerben kiállított számlát a deep-ben való további pénzügyi kezelésre, vagy könyvelésre szintén a pénzügyi számla funkcióba importáljuk.
A pénzügyi számla import táblában található egy új mező: Sztornózott számla száma. A mezőt a program a pénzügyi számla típus és a partner után olvassa be. Amennyiben a mezőben van érték, akkor a program megkeresi az eredeti számlát és azt fogja sztornózni. A keresés feltétele (minek kell megfelelnie az eredeti számlának):
- partner egyezőség, számlaszám egyezőség (sztornózott számla száma mezőben megadott), könyvelt számla, ami nem lehet sztornózott, vagy törölt
- az eredeti számla pénzügyi számla típusában az adott pénzügyi számla típusa van beállítva, mint sztornó számla (Pl: Eredeti számla típusa: Vevői számla -> ehhez beállított sztornó számla: Vevői sztornó számla.)
Fontos, hogy a sztornó számla minden esetben könyvelésre kerül!
Ezek után, import esetén, csak és kizárólag a sztornó számlák alábbi mezőinek értékei lesznek beemelve az excelből:
- számlaszám, külső iktatószám,teljesítés dátum, kiállítás dátum, fizetési határidő, áfa dátum, számviteli dátum, megjegyzés, tárgy
"Cím" (a felületi adatbevitelkor automatikusan összefűződő mező kapcsán) (Számlázási cím, Postacím, Partner telephelyek lapfüleken)
Amennyiben a kiexportált excelben benne hagyjuk a Számlázási cím.Cím, Postacím.Cím, Cím.Cím oszlopokat, akkor azoknak az értéke alapján fogja a rendszer importáláskor kitölteni pl. a Számlázási cím lapfülön a vonatkozó "Cím" mezőt, azaz ha ez az excelben üres, akkor üres lesz az importálás után a programban is. Tehát, ha azt szeretnénk, hogy az importálás után is automatikusan fűződjön össze ennek a mezőnek az értéke, akkor töröljük ki a vonatkozó oszlopot az excelből!