<< Click to Display Table of Contents >> Navigation:  Ügyviteli ismertetések > Kereskedelem > Leltár

Leltározás folyamata a deep.ügyvitel rendszerben

Leltározási folyamat során, leltársorok generálása csak pozitív mennyiséggel rendelkező tételekre végezhető el.

 

A Leltár funkcióban raktáranként, felelős leltározó személyenként (Felelősként a Felhasználó funkcióba felvett dolgozóink választhatók) vagy Felelős szerepkörönként (Szerepkör funkció) vegyük fel a leltározási feladatot hiány és többlet mozgástípusok megadásával, valamint az általános ügyviteli kategória és a cikk ár típus (szükség esetén a sor dimenziók) megadásával.

A bizonylat kiállítási és teljesítési dátum rögzítésével meghatározhatjuk a létrejövő hiány és többlet bizonylatok dátumait, ezzel megadva, hogy az értékek milyen dátummal szerepeljenek a főkönyvben.

A nyitás dátum rögzítéskor automatikusan kitöltődik a mai nappal, a végdátum a leltár zárásakor fog értéket kapni. Amennyiben adag/gyári szám szerinti leltárt szeretnénk készíteni, akkor a leltár Típus mezőbe a "Részletes" beállítást kell kiválasztani. Ezzel biztosítható, hogy adag-/gyári számos termékek esetén a fellelt mennyiségekhez az adag-/gyári számok megadása is kötelező legyen a leltárív szerkesztőben.

Ha a leltározási folyamat során biztosítani szeretnénk, hogy a választott raktárban ne mozogjon a készlet, úgy a "Készletmozgás blokkolása" jelölőt állítsuk be.

A leltározás lefolytatására és a fellelt mennyiségek megadására több lehetőségünk is van. Amennyiben szeretnénk egy listát adni a leltározó személy kezébe, hogy mit, hol, hány darabot keressen, akkor a Leltárív funkcióban válasszuk ki az aktuális leltárt, majd a Leltárív sorok frissítése művelettel töltsük fel a sorokat a gép szerinti készlet adatokkal. Ezt követően a Leltár funkcióból kinyomtatható leltárív, vagy a vakleltárív, ami nem tartalmaz mennyiségeket. A leltárív listás áttekintőből is kiexportálhatjuk például excelbe az adatokat. Így több módon is létrehozhatjuk a listát, amellyel indulhat leltározni a dolgozó.

A megtalált mennyiségeket itt a "Fellelt mennyiség" oszlopban tudjuk megadni a sorokhoz. A "Fellelt mennyiség feltöltése raktár mennyiségből" művelettel is feltölthetjük a sorokban a "Fellelt mennyiségeket" majd korrigálhatjuk ezeket a ténylegesen megtalált mennyiséggel. Új sor felvételével rögzíthetünk olyan megtalált cikket, ami a gép szerint nem volt a raktárban, vagy a tárhelyen. Új adag-/gyári számos típusú tétel esetén kötelező az adag-/gyári szám választása vagy megadása, illetve lejáratos adagszám esetén a lejárati dátum megadása is. A leltár lezárása előtt, ezek az adatok bármikor módosíthatók.

A kézi adatfeltöltés helyett az Import műveletet használva (kötött formátumú csv fájl kézi megszerkesztése után) is feltölthetjük a táblázatot a megtalált mennyiségekkel.

A "Leltározás vonalkód olvasóval" műveletet is használhatjuk a sorok felvételére.

A leltárív adatokkal való feltöltése után a Leltár munkatábla funkcióban, az érintett leltár kiválasztása után létre kell hozni a leltár munkatáblát. Ezekben a többlet sorokra le kell ellenőrizni, hogy a többlet egységár ki van-e töltve. Ezt mindenképpen meg kell adni a leltár lezárása előtt, mert különben nem lesz készletértéke a fellelt cikknek. Célszerű a Cikk ártábla funkcióban felvenni a munkatábla létrehozása előtt az árakat, hogy esetleges munkatábla újrageneráláskor ne kelljen ismét megadni, hanem inkább töltődjön fel a cikk ártábla alapján. Ha a leltáríven manuálisan is rögzítettünk adag-/gyári számos tétel sort, akkor itt is lehetőség van a megadott adag-/gyári szám és kapcsolódó dátum értékek esetleges korrigálására. Az itt megadott értékek/módosítások nem íródnak vissza a leltárívre, de természetesen a leltár záráskor rögzülnek.

Amennyiben stimmelnek a leltár munkatáblában az adatok, lezárható a leltár. Ezt ebben a funkcióban, a menüsoron található Leltár lezárása funkcióval tudjuk megtenni.

Lezáráskor a belső szállítólevél funkcióban automatikusan létrejönnek a többlet és hiány szállítólevelek, illetve a tárhelyek közötti mozgatás funkcióban is a szükséges mozgások. Tárhelyes raktárban végzett, egyszerűsített leltár esetén, az adag-/gyári számos cikkek tárhelyek közötti mozgatására raktárközi szállítás bizonylatot hoz létre automatikusan a program. Fontos, hogy az adott raktárközi szállítás bizonylaton az adag-/gyári szám kötelezőség ki legyen kapcsolva. A bizonylathoz ezeket az adatokat utólag, manuálisan kell rögzíteni. A létrejövő "Belső szállítólevél", "Tárhelyek közötti mozgatás", "Raktárközi szállítás" fejadatok listás áttekintőjébe kitehetők a leltárra vonatkozó adatok is.

A zárással könyvelt státuszú bizonylatok jönnek létre, valamint lezárt lesz (nem lehet módosítani) a leltár sorokon sem.

Ezután érdemes egy Készletértékelés-t, majd egy Készlet érték feladás-t is futtatni, hogy a főkönyvön is megjelenjenek a vonatkozó könyvelések.

Leltárhiány könyvelésének megnézése a belső szállítólevél funkcióban:

 

Leltártöbblet könyvelésének megnézése a belső szállítólevél funkcióban:

A többlet és a hiány belső szállítóleveleket kinyomtatva is tudjuk ellenőrizni a többlet/hiány mennyiségeket és értékeket. (Többlet a megadott többlet ár alapján, hiány pedig a nyilvántartási érték alapján képződik.) A nyomtatásban megjelenik a sorokban a "Készletérték". A főkönyvi kartonon, kivonaton is megnézhetjük a könyvelt értékeket.

Ezzel a rendszer szempontjából elkészült a leltározás.

 

Megjegyzések

Amikor leltárhiány szállítólevél készült, akkor az azon szereplő cikknek már volt készletértéke hiszen már járt a készletünkben, így az aszerinti (készlet) értéken történik a kivezetés, függetlenül a leltárhiány bizonylaton lévő bizonylati értéktől. Azonban amikor bevesszük leltártöbblettel a pluszban fellelt mennyiséget, akkor meg kell mondani, hogy milyen értékkel kerüljön készletre. Így itt lényeges, hogy megadjuk a bekerülési értéket.

Ha tévedésből a kelleténél alacsonyabb (vagy magasabb) árat adtunk meg a leltártöbblet szállítólevél felvételénél és már lekönyveltük akkor a Költségfelosztás segítségével tudjuk korrigálni.

Gyári számos és nem gyári számos cikkeket egyaránt tartalmazó leltár esetén azt is megtehetjük, hogy nem állítjuk be a leltárban az "Adag-/gyári szám kezelés" -t (False) és a megadott Leltárhiány és Leltártöbblet kereskedelmi mozgástípusokból kivesszük a "Kitöltése kötelező" = "True" értéket a "Készlet és adag-/gyári szám beállítás"-ból. Így a leltár zárásakor lementhető lesz a hiány/többlet bizonylat, amibe kézzel utólag kell megadni a többletként fellelt, vagy nem megtalált gyári számos cikkek gyári számait.