A számlázáshoz, illetve bármely bizonylat elkészítéséhez két dologra van szükségünk:
•partnerre, akinek a bizonylatot kiállítjuk
•árukra, melyeket szeretnénk értékesíteni.
Ezeket érdemes előre rögzíteni, hogy a bizonylatkiállítás folyamatát gyorsítsuk. A partner és az áru rögzítéséről külön gyakorlati útmutató található ebben a súgóban.
Az alábbi, rövid videónkban megtekintheti a számlázás folyamatát:
A bizonylat kiállításának általános folyamata
1.A programból többféle úton indíthatunk számlázást vagy más bizonylatkészítést, de a legegyszerűbb mód az, ha a Navigációs pulton a Bizonylatok csoportban azt választjuk ki, amelyiket szeretnénk elkészíteni (pl. Számlák).
2.A Kezdőlap eszköztáron indíthatunk új bizonylat készítést. Bizonylatonként az ikon alatt egy kis nyíl is megjelenik, amiből többféle variáció közül választhatunk. Például (megfelelő modul megléte esetén) devizás vagy export számlát is erre a kis nyílra kattintva indíthatunk!
3.A megjelenő szerkesztőablakban tölthetjük ki a bizonylat paramétereit. Általánosságban elmondható, hogy a csillaggal megjelölt mezők kitöltése kötelező, a többi ajánlott.
4.Megadhatjuk, melyik Bankszámlaszám szerepeljen a bizonylaton (ha több is rögzítve van a rendszerben, ld. Rendszerfelügyelő beállításait)
5.A Partnert kötelező kiválasztani, amit többféleképp is megtehetünk:
oaz üres mezőbe kattintva egy lenyíló listás áttekintőből tallózhatjuk ki, vagy kereshetjük meg a partnert, esetleg újat vehetünk fel
oa mező végén lévő három pontos gombra kattintva új ablak nyílik meg a meglévő partnerekkel és részletes adataikkal. Itt részletes adatokra is rákereshetünk, szűrhetünk.
5.Ha több tömbbel rendelkezünk, a Sorszámtömb listából kiválaszthatjuk a megfelelő sorszámot. Más esetben csak megjelenítésre szolgál ez a mező, ahol az aktuális sorszámot láthatjuk.
6.A Fizetési mód a kiválasztott partner adatlapjáról töltődik be, de természetesen a mezőbe kattintva választhatunk másikat is.
7.A Számlázási cím megjelenik a bizonylaton, de a Levelezési cím csak külön díj ellenében, egyedi sablonmódosítással kerül ki. Ez utóbbi megadása nem kötelező.
8.Kedvezményt adhatunk a végösszegből, valamint pipáljuk be azokat az opciókat, melyek a számla kiállításához szükségesek (pl. Folyamatos teljesítés, Fordított áfa vagy Pénzforgalmi adózás)
9.A Kiállítás dátumán ne változtassunk, a Teljesítés és Esedékesség dátumát bárhová beállíthatjuk, ha belekattintunk a dátumokba. A dátumok jobb szélén lévő kis nyílra kattintva naptárból is kiválaszthatjuk a napot.
10.Készlet modul megléte esetén megadhatjuk azt az Forrás raktárat, amiből számlázni szeretnénk. Ez a paraméter a bizonylatsorok rögzítésekor, tételenként módosítható.
11.A Bizonylat sorok lapon vehetjük fel azokat az árukat a bizonylatra, melyeket értékesíteni szeretnénk. Az áttekintő kis eszköztárának bal sarkában található Új (fehér lap) gombra kattintva jelenik meg a Bizonylat sor ablak. Itt az Áru mezőbe vagy a mező jobb szélén lévő három pontos gombra kattintva választhatjuk ki az árut.
Szükség esetén módosítsuk a mezőket (pl. Mennyiség, Áfa vagy Nettó/Bruttó egységár, Munkaszám), készlet esetén ellenőrizzük vagy módosítsuk a Forrás raktárat, illetve kitölthetjük a hozzá tartozó Megjegyzést. A Mentés gombok egyikével rögzíthetjük a sort a bizonylatra.
Több tétel rögzítése esetén a Mentés és új gomb gyorsíthatja a bizonylat kiállítást, mert egyből visszakapjuk a Bizonylat sor ablakot, hogy új tételt vegyünk fel.
12.A Bizonylat sorok felvitele után ellenőrizzük az ablak tetején lévő összegző sávban a végösszeget, illetve szükség szerint a Tárgy és a Megjegyzés oldalak mezőit töltsük ki.
13.Rögzítés előtt mindenképp nézzünk egy Nyomtatási képet! Ezt a gombot az eszköztáron találjuk meg, és ellenőrizhetjük vele a bizonylat minden adatát, megjelenését. A nyomtatási kép előtt megadhatjuk, milyen sablonnal szeretnénk elkészíteni, és az Ok gomb megnyomására megjelenik az előnézet.
14.Amennyiben mindent rendben találtunk, a Mentés és bezárás gombbal rögzíthetjük a bizonylatot, vagy a Mentés és új gombbal a rögzítést követően új bizonylatot állíthatunk ki.