<< Click to Display Table of Contents >> Navigation:  Tudásbázis > Kereskedelem > A fellelt leltármennyiségek importálásának folyamata a vállalatirányítási rendszerbe

A probléma

A napi munkavégzésünk során a raktári leltározáskor gyakran hatalmas mennyiségű cikket kell ellenőriznünk. Szeretnénk elkerülni azt az időigényes folyamatot, amely során minden egyes fellelt tételt és a hozzájuk tartozó pontos darabszámokat egyesével, manuálisan kellene begépelnünk a számítógépen a vállalatirányítási rendszerbe. Olyan megoldást keresünk, amellyel a már korábban, például táblázatkezelőben előkészített leltáradatainkat egyetlen csoportos művelettel be tudjuk emelni a megfelelő leltárívre, meggyorsítva ezzel az adminisztrációt.

Válasz

Annak érdekében, hogy a leltározási feladatainkat a lehető leghatékonyabban végezzük el, az alábbi folyamati lépéseket hajtjuk végre a fellelt mennyiségek importálása során:

1.Adatrögzítési módok meghatározása: A rendszerünkben a talált mennyiségeket többféleképpen is rögzíthetjük. Végezhetünk manuális bevitelt a számítógépes felületen, használhatunk vonalkódolvasót a gyorsabb azonosításhoz, de akár mobilalkalmazás segítségével is dolgozhatunk közvetlenül a raktárhelyszíneken.

2.Az importálási funkció kiválasztása: Amennyiben a csoportos beemelés mellett döntünk, a leltárívek kezelésére szolgáló felületet használjuk. Itt először ki kell választanunk azt a konkrét, már korábban megnyitott leltárív bizonylatot, amelyhez a fellelt adatokat hozzá szeretnénk rendelni.

3.A forrásfájl előkészítése: Az importáláshoz egy speciális, kötött szerkezetű, vesszővel elválasztott értékeket tartalmazó fájlra (úgynevezett CSV fájlra) van szükségünk,. Elengedhetetlen, hogy ez a dokumentum pontosan kövesse a rendszer által elvárt oszlopszerkezetet és adattartalmat. A pontos specifikációt és az alkalmazandó mintafájlt a szoftver fejlesztőjétől, a rEVOLUTION Software Kft-tól tudjuk igényelni.

4.Technikai paraméterek beállítása: A beemelés indításakor a megjelenő segédablakban megadjuk a fájl pontos elérési útját, a használt elválasztójelet és a megfelelő szövegkódolást. Különös figyelmet fordítunk a fejléc sor sorszámának meghatározására, hogy a program ne próbálja meg a megnevezéseket adatként értelmezni.

5.Egyedi azonosítású termékek kezelése: Amennyiben adagszámos vagy gyári számos termékeket is leltározunk, az importfájlban kötelezően szerepeltetnünk kell az adag és/vagy gyáriszámokat, a bekerülési dátumot és a lejárati dátumot is. Ez garantálja, hogy a rendszerünk a beemelés során egyértelműen be tudja azonosítani a konkrét készletet és ne adjon hibaüzenetet.

6.Adatok validálása és mentése: Az importálási folyamat végén a program egy részletes naplóban tájékoztat minket a művelet sikerességéről. A sikeresen beemelt mennyiségek azonnal megjelennek a leltárív táblázatában, ahol azokat szükség esetén még egyszer ellenőrizhetjük a véglegesítés előtt.