<< Click to Display Table of Contents >> Navigation:  Tippek és trükkök > Adat export-import

Rendszer / Adat import/export / Xml esemény napló

A rendszerbe xls (általában), vagy xml (áfa bevallás) fájlokon keresztül tudunk adatokat beemelni vagy onnan kinyerni. Az importhoz a mintafájlokat a felhasználó is elkészítheti úgy, hogy az adatbázisból kiexportálja a megfelelő törzsadat vagy tranzakció fájlt, mely a már berögzített adatokat tartalmazza, így mintaként szolgál.  

Általános tudnivaló, hogy az beemelő excel "Vezérlés" nevű munkalap adatain semmit se módosítsunk, valamint a többi munkalap első 5 sorát se módosítsuk. A sheet-ek 6. sorától kezdődnek az adatok. Az oszlopokat tekintve a "Sorszám" oszlop a rekordok azonosítására szolgál: Beazonosítja a fej adatot, majd a többi sheet-en ezzel a szülő azonosítóval rendelkeznek ennek a rekordnak a tételei. Az importálás az első üres sorig történik meg, ezért ne tegyünk üres sorokat az excelbe. Azoknál az oszlopoknál, amelyeket meghatározott adattartalommal kell kitölteni - például hivatkozás más törzsadat megnevezésre vagy törzsadat kódra, esetleg érték megadás, mely valamilyen paraméter azonosítója - egy piros háromszöggel jelöljük a cellához tartozó megjegyzést, mely a kitöltésre vonatkozó információkat tartalmaz. A cella fölé navigálva az egeret megjelenik a megjegyzés, amelyet, ha nem látunk teljes terjedelmében, akkor a jobbegér/Megjegyzés szerkesztése menüt kiválasztva a megjelenő megjegyzésablak nagyobbra növelhető a szokásos saroknégyzet megfogásával és húzásával.

Kereskedelem vevői számla

Ilyen sajátosság például, hogy kereskedelmi vevőszámla (Export / Kereskedelem vevői számla) esetén termék típusú cikket ne importáljunk, mert termék csak szállítólevélről átvezetéssel kerülhet a számlára. Ez azt jelenti, hogy rendszeres kereskedelmi vevőszámla importra akkor lehet szükség, ha más rendszerben rögzített szolgáltatásokra vonatkozó számlázási adatokat importálunk, amit a deep-ből számlázunk ki.  

Pénzügyi számla

Új cég indulásakor a nyitott számlákat nem kereskedelmi, hanem pénzügyi számlaként importáljuk, csak a nyitott értékben. Más rendszerben kiállított számlát a deep-ben való további pénzügyi kezelésre, vagy könyvelésre szintén a pénzügyi számla funkcióba importáljuk.

A pénzügyi számla import táblában található egy új mező: Sztornózott számla száma. A mezőt a program a pénzügyi számla típus és a partner után olvassa be. Amennyiben a mezőben van érték, akkor a program megkeresi az eredeti számlát és azt fogja sztornózni. A keresés feltétele (minek kell megfelelnie az eredeti számlának):

- partner egyezőség, számlaszám egyezőség (sztornózott számla száma mezőben megadott), könyvelt számla, ami nem lehet sztornózott, vagy törölt

- az eredeti számla pénzügyi számla típusában az adott pénzügyi számla típusa van beállítva, mint sztornó számla (Pl: Eredeti számla típusa: Vevői számla -> ehhez beállított sztornó számla: Vevői sztornó számla.)

Fontos, hogy a sztornó számla minden esetben könyvelésre kerül!

Ezek után, import esetén, csak és kizárólag a sztornó számlák alábbi mezőinek értékei lesznek beemelve az excelből:

- számlaszám, külső iktatószám,teljesítés dátum, kiállítás dátum, fizetési határidő, áfa dátum, számviteli dátum, megjegyzés, tárgy

Partner (Vevő+Szállító)

"Cím" (a felületi adatbevitelkor automatikusan összefűződő mező kapcsán) (Számlázási cím, Postacím, Partner telephelyek lapfüleken)

Amennyiben a kiexportált excelben benne hagyjuk a Számlázási cím.Cím, Postacím.Cím, Cím.Cím oszlopokat, akkor azoknak az értéke alapján fogja a rendszer importáláskor kitölteni pl. a Számlázási cím lapfülön a vonatkozó "Cím" mezőt, azaz ha ez az excelben üres, akkor üres lesz az importálás után a programban is. Tehát, ha azt szeretnénk, hogy az importálás után is automatikusan fűződjön össze ennek a mezőnek az értéke, akkor töröljük ki a vonatkozó oszlopot az excelből!

 

További importálható file-típusok:

 

Fontos: Kérjük, hogy minden esetben egyeztessenek a NEXON Kft.-vel, hogy az Önök csomagja tartalmazza-e a beolvasáshoz szükséges fájl formátum kinyerésének lehetőségét.

 

Bér konverter (NEXON)

 

1)Feladási fájlok elnevezése
A fájlok egyedileg sorszámozottak (pl. FEL0001.TXT, FEL0002.TXT, FEL0003.TXT…). Így elkerülhető, hogy egy esetlegesen feldolgozatlan állományt felülírjon az újabb feladás.

 

2)Feladási fájlok szerkezete
Feladás adatai (első sor, a fájl elején) adatok ASCII 11-es kóddal elválasztva.

a)Feladás összefogó megnevezése

b)Feladás sorszáma

 
Tétel adatok (1 sor=1 adathalmaz, valamilyen karakterrel elválasztav (pl. TAB: ASCII 9)):

a)Főkönyvi napló sorszáma (azonosító  törzsadat állományából) ,LONG
(ezt elkélpzelhető, hogy a rEVOLUTION kopnvertere állítja be)

b)Tétel dátuma, YYYY.MM.DD                                                                

c)Tétel megnevezése STRING

d)Főkönyvi számlaszám  (tarozik) STRING

e)Főkönyvi számlaszám (követel) STRING

f)Összeg (2 tizedessek „0000.00” formátumban) CURRENCY,######.##

g)Költséghely kódja (szöveges, törzsadat állományából) STRING

h)Költségviselő kódja (szöveges, törzsadat állományából) STRING

i)Munkaszám kódja (szöveges, törzsadat állományából) STRING

j)Egyedi azonosító kódja (szöveges, törzsadat állományából) STRING

k)Rögzítőkód kódja (szöveges, törzsadat állományából) STRING

 
A különböző gyűjtőkódok  (költséghely, költségviselő, munkaszám , egyedi azonosító) kódjai a felhasználók számára ismertek,  ezeket törzsadat szinten Ők adják meg.

 

Bér XML konverter (NEXON)

A funkció a Nexon rendszerből kinyerhető standard bérfeladás xlm beolvasására szolgál, egy tetszőlegesen meghatározott sordimenzió értékek beolvasásási lehetőséggel. A Nexon 4 sordimenzió kezelésre van felkészítve.

 

FEJ rekord adatok:

Verzió:                        A beolvasó verziója

ID:                        A beolvasó saját azonosítója

Időszak:                A beolvasandó adatok végdátuma (Pld a 2022.12. havi bérnél 2022.12.31), ez lesz a könyvelési dátum is

Dátum:                        A file exportálási dátuma

Tételszám:                A FEJhez tartozó tételszám

 

TÉTEL rekord adatok:

Sorszam:                A tétel sorszáma                

TartSzla:                A főkönyvi könyvelés Tartozik számlaszámla

KovSzla:                A főkönyvi könyvelés Követel számlaszámla

Összeg:                A főkönyvi tétel összege

 

Bér konverter (Novitax)

A funkció a Novitax rendszerből kinyerhető standard bérfeladás xls beolvasására szolgál, egy tetszőlegesen meghatározott sordimenzió érték beolvasásási lehetőséggel.

 

Beolvasott oszlopok (Az itt nem felsoroltak nem kerülnek beolvasásra)

Számlaszám Ügyfél:                        Tartozik számlaszám

Megnevezés:                                Főkönyvi tranzakció FEJ tárgy

Napló:                                        Főkönyvi napló

Biz.szám:                                Bizonylatszám / tranzakciószám

Kelt:                                        Bizonylat kelte, ebből töltődik a teljesítés, áfa és számviteli dátum

Ellensz.:                                Követel számlaszám

Tartozik:                                Számlaszám T összeg

Követel:                                Számlaszám K összeg

Megjegyzés:                                Sormegjegyzés

"Költséghely kód"                        Tetszőleges Sordimenzió érték kód

 

Működése

Az xml eseménynapló importban a „Bér konverter (Novitax) lehetőséget kell kiválasztani.

 

Ha betallóztuk a file-t, a „Dimenzio 1 „ értékben azt a sordimenziót kell kiválasztani amit szeretnénk kezeltetni.

A Sorok összevonása jelölés esetén nem tételesen hanem főkönyvi számlaszám / dimenzióra csoportosítva hozza létre a sorokat, ha nem jelöljük eredeti formában képződnek le.

A beolvasás eredményeként egy rögzítés alatt lévő főkönyvi tranzakció keletkezik.

 

 

Bér konverter (Kulcs-Bér)

A funkció a Kulcs-Bér rendszerből kinyerhető standard bérfeladás xls beolvasására szolgál, három tetszőlegesen meghatározott sordimenzió érték beolvasásási lehetőséggel. A fájlnév végén szerepel a tranzakció dátuma elválasztó karakterek nélkül. PL: Kulcs_Ber_Feladas_20240430.xls Ez azt jelenti, hogy a létrejövő főkönyvi tranzakció ÁFA, Teljesítési és Számviteli dátuma ez a dátum lesz, 2024.04.30. A Kiállítás dátuma az importálás napja lesz.

 

Beolvasott oszlopok (Az itt nem felsoroltak nem kerülnek beolvasásra) a Kulcs-Bér egyszerű excel export funkciójval készült excel fájl alapján

Cég:                        Cég megnevezése

Sorszám:                        A tételsor excelben való sorszáma

Tartozik fsz:                        Tranzakció tartozik oldali főkönyvi számlaszáma

Követel fsz:                        Tranzakció követel oldali főkönyvi számlaszáma

Másodlagos fsz:                        

Sordimenzió01.:                        A cégben használt sordimenzió 01

Sordimenzió02.:                        A cégben használt sordimenzió 02

Sordimenzió03.:                        A cégben használt sordimenzió 03

Összeg:                        Az adott tételsor összege könyvelési devizában

Bizonylat                        Tranzakció sor megjegyzés

Megjegyzés:                        Nem kerül könyvelésbe

Feladás dátuma:                        Nem kerül a könyvelésbe

 

Működése

Az xml eseménynapló importban a „Bér konverter (Kulcs-Bér)" lehetőséget kell kiválasztani. Dátum, főkönyvi szám, ellen főkönyvi szám, bizonylat oszlopok alapján csoportosítva (összesítve) készül a főkönyvi tranzakció.

Az OK gombra kattintva még egy beviteli képernyő ugrik fel, ahol a könyvelési naplót és a 3 tetszőleges dimenziót lehet kiválasztani.