Ahhoz, hogy a tárgyi eszköz létrejöjjön a rendszerben, tárgyi eszköz kartont kell nyitnunk. Tárgyi eszköz kartont a Tárgyi eszköz/Tárgyi eszköz menü Új gomb hatására tudunk létrehozni.
- Tárgyi eszköz karton létrehozása -
1.) Tárgyi eszköz adatai
| Megnevezés: | Kötelezően kitöltendő mező, a tárgyi eszköz megnevezése. |
| Tárgyi eszköz típus: | Kötelezően kitöltendő mező. A rendszerben szereplő Immateriális jószág, Tárgyi eszköz, Kis értékű immateriális jószág és Kis értékű tárgyi eszköz értékek közül lehet választani. |
| Tárgyi eszköz csoport: | Nem kötelező mező. Amennyiben a fenti tárgyi eszköz típuson kívül további bontást szeretnénk a tárgyi eszközök csoportosításában, akkor célszerű kitölteni. |
| Tárgyi eszköz ügyviteli csoport: | Kötelezően kitöltendő mező. A tárgyi eszköz főkönyvi számlaszámait paraméterezzük be használatával. |
| Értékcsökkenés számítás: | Itt kell megadni, melyik érték lesz az értékcsökkenés alapja. Bruttó mínusz maradvány, illetve Bruttó értékek közül választhatunk. A rendszerbeállításokból öröklődő értékkel tölti elő a program. |
| Van előélete | A Van előélete jelölő használata esetén azt jelezzük a rendszer számára, hogy az adott eszközt másik rendszerből vesszük át (jellemzően deep.ügyvitel induló adatok migrálásakor), vagyis nem várunk az eszközhöz beruházást, a kartonon megadott értékkel lehet majd megnyitni. |
| Iktatószám: | A rendszer által a Sorszámtömb-ben beállított szabály alapján automatikusan generálja a rendszer. |
| Külső iktatószám: | Amennyiben az eszköz másik rendszerben már nyilvántartásra került, amely azonosítóra szükség van a deep.ügyvitel-ben is, ide lehet felvinni az értéket. |
| Azonosítószám: | Nem kötelező mező. Itt megadható a tárgyi eszköz gyári száma. |
| Vonalkód: | Amennyiben vonalkód leolvasóval rendelkezik a társaság, ide lehet feltölteni az eszközhöz tartozó vonalkódot. |
| Elemző iktatószám: | További külső iktatószám felviteli lehetőség. A VIR program használata esetén együtt elemezhetők az azonos Elemző iktatószámmal ellátott tárgyi eszközök. |
| Több darabos tárgyi eszköz: | Amennyiben egy időben, azonos értékkel és azonos paraméterekkel rendelkező eszközöket szeretnénk aktiválni és ezeket egy eszköz kartonon nyilvántartani, ezt a jelölőt kell használni. |
2.) Számviteli módszer kumulált adatok
- Számviteli módszer kalkulált adatok -
| Számviteli módszer kumulált adatok: | A rendszer automatikusan tölti a kartonon az értékeket. Új eszköz nyitásakor nem kell kitölteni, azért látjuk alap helyzetben zárt állapotban ezt a részt a felületen. Amíg az eszköz nem nyitott/aktivált, nincs még értéke, így minden mezője üres. |
3.) Kiegészítő adatok lapfül
-Kiegészítő adatok fül -
Kiegészítő adatok: Kiegészítő és egyéb adatok felvitelére van lehetőség. A Beszerzési dátum mező kitöltése kötelező, a többi opcionális. Az egyéb adatok között szerepelnek a könyvelést, csoportosítást megkönnyítő dimenziók, illetve extra adatok. Fontos tudni, hogy amennyiben beállítottunk dimenzió ellenőrzési szabályt (pl. minden 5,8,9 főkönyvi szám esetén kötelező kitölteni az 1. dimenziót), akkor célszerű itt megadni az eszközre jellemző 1. dimenziót, mert ilyenkor az automatikusan beöröklődik a tárgyi eszköz tranzakcióba, nem kell külön-külön tranzakciónként kitöltenünk.
4.) Tárgyi eszköz leírási csoportok lapfül
A Tárgyi eszköz leírási csoportok fülön látható, hogy 4 különböző értékcsökkenési csoportot kezel a rendszer. A magyar kkv szektorban megszokott számviteli és adótörvény szerinti leírásokon túl 2 extra módszer (pl. IFRS, UKGAAP stb.) szerint is futtatható az értékcsökkenés, így az anyavállalat részére is jó eséllyel tudunk adatot szolgáltatni.
Az, hogy az adott leírási csoport aktív-e az összes eszköznél, a Rendszerbeállítások között megadható. Amennyiben csak néhány eszköznél szeretnénk aktívvá tenni a rendszerbeállításban nem aktívnak megadott módszert, erre is lehetőségünk van. Ilyenkor az adott eszköz kartonokon egyesével kell az aktív jelzőt használni.
Kiválasztva az adott leírási csoportot, az alábbi képernyő jelenik meg:
-Tárgyi eszköz leírási csoportok -
Tárgyi eszköz adatok:
-Tárgyi eszköz adatok -
Az eszközre vonatkozó adatok a képernyő felső, csukott részében jelennek meg.
Értékcsökkenést leíró adatok:
| Tárgyi eszköz leírási csoport típus: | Nem módosítható, az előző felületen kiválasztott csoportot mutatja. |
| Értékcsökkenési módszer: | Lineáris, Teljesítményarányos, Degresszív, Egyéb, Kis értékű módszerek közül lehet választani. Amennyiben lineáris értéket választunk, az Értékcsökkenés számítása mező igen értékre áll (be van pipálva). Ez azt jelenti, hogy amennyiben az eszközkartonon lineáris értékcsökkenést állítottunk be, a rendszer aktiválás/nyitás után automatikusan elkészíti az eszköz értékcsökkenési tervét. Ha már egy aktivált/nyitott eszköz kartonját nyitjuk meg, az Érvényes terv jelölő is aktívvá válik és az értéke igen lesz. Amennyiben az értékcsökkenési módszer Egyéb, az Egyéb értékcsökkenési módszer megnevezése mező aktívvá válik. |
| Értékcsökkenési elszámolási időszak: | Napi, havi, negyedéves, féléves, éves opciók közül választhatunk. Alapbeállításként a Rendszerbeállításokban megadott értékkel töltődik ki a mező, de felülírható. |
| Státusz: | Az eszköz státuszát mutatja, nem módosítható. |
Kumulált adatok fül: Az eszköz halmozott adatait jeleníti meg.
-Tárgyi eszköz karton kumulált adatok -
Nyitó adatok fül: Amennyiben az eszköz előéletes jelöléssel van ellátva, láthatóvá válik a Nyitó adatok fül is. Itt tudjuk felvinni az eszköz nyitásához szükséges adatokat:
- Nyitó adatok fül -
| Eredeti aktiválás dátuma: | Az eszköz előző (másik) rendszerben történő aktiválásának dátuma. |
| Utolsó értékcsökkenés tranzakció dátuma: | Feltételezzük, hogy az előző rendszerben végig le lett futtatva az értékcsökkenés, így a nyitó dátum előtti napot célszerű itt feltüntetni. Pl.: ha 2021.01.01-el nyitjuk meg az eszközt a deep.ügyvitel-ben, akkor 2020.12.31. lesz ez az érték. |
| Nyitó dátum: | Ezzel a dátummal kezdi az eszköz a deep.ügyvitel-ben az életét. |
| Nyitó mennyiség: | Alapérték: 1. Értelemszerűen a mező akkor aktív, ha a Tárgyi eszköz adatai részben bejelöltük a Több darabos mezőt. Ilyenkor itt tudjuk megadni, hány eszközt tartalmazzon az előéletes karton. |
| Előélet beolvadással: | Amennyiben kedvezményes átalakulás miatt kell új céget nyitni a rendszerben, akkor ezt a mezőt Igenre kell állítani. |
| Nyitó eredeti bruttó érték: | Akkor lehet kitölteni, ha az Előélet beolvadással mező értéke Igen. Ezt az értéket veszi figyelembe a rendszer az értékcsökkenés számolásakor. Ez az összeg lesz az értékcsökkenés alapja (hiszen ez a kedvezményezett beolvadás lényege). |
| Nyitó bruttó összeg: | Ezzel a bruttó érték összeggel kerül a deep.ügyvitel-be az eszköz. |
| Nyitó terv szerinti értékcsökkenés összege: | Ezzel az értékcsökkenés összeggel kerül a deep.ügyvitel-be az eszköz. |
| Nyitó terven felüli értékcsökkenés összege: | Ezzel a terven felüli értékcsökkenés összeggel kerül a deep.ügyvitel-be az eszköz. |
| Nyitó értékhelyesbítés: | Ezzel a nyitó értékhelyesbítés összeggel kerül a deep.ügyvitel-be az eszköz. |
| Nyitó maradványérték: | Ezzel a maradványérték összeggel kerül a deep.ügyvitel-be az eszköz. Adótörvény szerinti leírási csoportnál inaktív a mező. |
Lineáris kalkuláció fül: Akkor aktív, ha az Értékcsökkenési módszernél a Lineáris opciót választottuk ki.
| Számolási modell: | Éves leírási kulcs vagy Fix periódusszám közül választhatunk |
| Egy évre eső értékcsökkenés: | Ha éves leírási kulcs van kiválasztva a számolási modell mezőben, akkor ide lehet beírni leírási kulcs %-át. |
| Év napjainak száma: | Naptár szerinti napok vagy Minden hónap 30 napos értékek közül választhatunk. |
| Terv szerinti értékcsökkenést elszámolt periódusok száma: | Ha már számoltunk el értékcsökkenést Fix periódusszám alapján az eszközre, itt láthatjuk, hány periódus van már elszámolva. |
| Hátralévő periódusok száma: | Fix periódusszám esetén lehet beállítani, hány periódus van még hátra az eszköz életéből a deep.ügyvitel-ben. |
| Tört időszak kezelés: | Itt lehet beállítani, hogy kezelje-e a program a tört időszakot az értékcsökkenésnél. Ez a periódus alapú elszámolásnál használható, mert ebben az esetben veszi figyelembe hogy mondjuk 15.-i beszerzésnél 15.-e legyen az utolsó periódus nap vége vagy a hónap vége. A %-os elszámolásnál nem lesz dátum eltérés ha beállításra kerül. |
-Lineáris kalkuláció fül -
A számviteli leírási csoport típus kitöltése után a többi aktív módszer kitöltése is kötelező, e nélkül nem lehet a tárgyi eszköz kartont lementeni. Ha egyezik az adott leírási csoport típus módszere a számviteli módszerrel, akkor a kitöltendő típust megnyitva, a fenti ikonok közül az Adatok másolása számviteli módszerből gombra kattintva a rendszer átmásolja a számviteli módszer értékeit.
5) Fellelési hely lapfül
| Fellelési helyeken lévő mennyiség: | Több darabos tárgyi eszköz esetén mutatja a nem módosítható mező, hogy hány db van fellelési helyhez rendelve. |
| Több fellelési hely: | I/N. Több darabos tárgyi eszköz esetén a mező bejelölésével megadható jelezhető, hogy több eltérő helyen vannak az eszköz darabjai. Bejelölésére megjelenik a Fellelési hely részletek lapfül, ahol megadható a fellelési hely bontás. |
-Tárgyi eszköz karton fellelési hely megadás -
6) Fellelési hely részletek lapfül
Akkor aktív a fül, ha a Fellelési hely lapfülön a "Több fellelési hely" mező értékét igazra állítottuk.
| Fellelési hely: | Fellelési hely választás a Tárgyi eszköz fellelési helye funkcióba felvett helyek közül, ahol fizikailag van az eszközből a megadott mennyiség. |
| Mennyiség: | Mennyiség megadása, ahány db van a választott fellelési helyen. |
-Fellelési hely részlet -
-Mennyiségek megadása fellelési helyenként -
7.) Csatolt állományok lapfül
Lehetőségünk van az adott eszközhöz tartozó legfontosabb dokumentumok (pl. garanciajegy) csatolására.
-Tárgyi eszköz dokumentum csatolási hely -
Az új gombra kattintva felugrik a Tárgyi eszköz csatolt állomány ablak.
-Új csatolmány rögzítése -
Adatai, működése, szabályai
| Kategória: | A csatolt állományok rendszerezésére kategóriákat hozhatunk létre, melyekre később szűréseket alkalmazhatunk. Ezekből a kategóriákból választhatunk, amikor csatolmányt rögzítünk. |
| Tárolás: | Meg kell határoznunk, hogy adat fájlt – ez bármilyen fájl típus lehet - vagy elérési útvonalat csatolunk a tárgyi eszköz adatlaphoz. Ez utóbbi esetben a tárolás típusa „Elérés” lesz. |
| Fájl / Fájl elérés: | Amennyiben a tárolás mezőben az „Adat” szerepel, akkor „Fájl” lesz a mező neve. Itt kell kiválasztanunk, hogy melyik fájlt szeretnénk csatolni a tárgyi eszközhöz. Abban az esetben, ha a tárolás mezőben „Elérés” szerepel, akkor „Fájl elérés” lesz a mező neve és az elérési útvonalat kell meghatároznunk. |
| Küldés: | Amennyiben a felhasználó rendelkezik M-Files programmal, akkor a csatolt fájlt lehetőség van ebbe a programba átszinkronizálni úgy, hogy a mezőben beállítjuk az M-Files kapcsolatot. |
| Kapcsolt tulajdonságok: | M-Files dokumentum kezelőbe történő szinkron esetén, a kapcsolt tulajdonságot is meg kell határozni. Például a partner adatlapjához történő csatolmány M-Files szinkronja esetén, a kapcsolt tulajdonság „Partner” lesz. |
| Kulcsszó 01-05: | A kulcsszavak megadása egy lehetőség, a csatolt állomány áttekintő felületén szűrési feltételeket alkalmazhatunk ezek segítségével. |
