A program egyszintű jóváhagyási rendszert kezel. Amennyiben ki van alakítva jóváhagyási rendszer a programban, akkor kell használni a művelethez kapcsolódó menüpontokat az érintett funkciókban. (Jóváhagyásra küld / Jóváhagyásra küldött visszahívása / Jóváhagy / Elutasít / Visszaküld) A Rendszer / Beállítások / Jóváhagyás beállítás funkcióban kell felvenni pl: „Kereskedelmi belső szállítólevél” típusú jóváhagyást. Ezután lehet jóváhagyásra küldeni a felvett bizonylatot(, vagy visszahívni, ha még nem kell jóváhagyni). A jóváhagyásra jogosult személy (vagy szerepkörrel felruházott személy) fogja tudni elbírálni és jóváhagyni, vagy elutasítani a tranzakciót, amelyhez indoklást is fűzhet. A jóváhagyásnak van határideje és tény jóváhagyási dátuma is. Jóváhagyó által „Visszaküldött”-et a jóváhagyást kérőnek először „Jóváhagyásra küldött visszahívása” tranzakcióval vissza kell vennie (Hogy a visszaküldött státusz szerkesztés alatt-ra váltódjon!), majd utána tudja ismételten kérelmezni a jóváhagyást (nyilvánvalóan editálás, a kért változtatás elvégzése után). Manuális/ Folyamat alapú lehet a jóváhagyás típusa, aszerint, ahogy a jóváhagyás típusban (a jóváhagyás beállításban) meghatároztuk. Manuális esetén a bizonylaton lehet elvégezni a jóváhagyási tevékenységet, ott tudunk róla tájékozódni, míg Folyamat alapú esetén a Napi rutin / Jóváhagyás funkcióban megjelenik a jóváhagyó személynek, vagy szerepkörhöz tartozó személynek, hogy mely bizonylatokat kell jóváhagynia.
A funkciókban a "Jóváhagyási beállítások" lapfül akkor jelenik meg, ha a Rendszer / Beállítások / Jóváhagyás beállítás funkcióban van felvéve a megfelelő típusú jóváhagyás és a bizonylatot ennek a felvétele után rögzítettük.
| Típus: | Manuális/ Folyamat alapú, aszerint, ahogy a jóváhagyás típusban meghatároztuk. Manuális esetén a bizonylaton lehet elvégezni a jóváhagyási tevékenységet, ott tudunk róla tájékozódni, míg Folyamat alapú esetén az Információs központ / Jóváhagyás funkcióban megjelenik a jóváhagyó személynek, vagy szerepkörhöz tartozó személynek, hogy mely bizonylatokat kell jóváhagynia. |
| Státusz: | Szerkesztés alatt / Jóváhagyásra vár / Visszaküldött / Jóváhagyott / Elutasított / Automatikusan jóváhagyott, aszerint, ahol jelenleg tart a jóváhagyási folyamat. Jóváhagyó által „Visszaküldött”-et a jóváhagyást kérőnek először „Jóváhagyásra küldött visszahívása” tranzakcióval vissza kell vennie (Hogy a visszaküldött státusz szerkesztés alatt-ra váltódjon!), majd utána tudja ismételten kérelmezni a jóváhagyást (nyilvánvalóan editálás, a kért változtatás elvégzése után). |
| Jóváhagyandó: | Igen/Nem. Kezdőértékét a jóváhagyás típusból a „Jóváhagyandó” mező beállítása alapján kapja meg. Nem-re állításával Automatikusan jóváhagyottá válik a bizonylat. Csak akkor állítható nemre, ha a jóváhagyás beállítás funkcióban a „Kötelező jóváhagyás” mező értéke hamis, azaz nincs befixálva, hogy mindenképpen jóvá kell hagyatni a tranzakciót. |
| Határidő: | Dátum, ameddig döntenie kell a jóváhagyónak. Aszerint ajánlódik meg a kezdőértéke, hogy a jóváhagyás típusban a „Napeltolás” mezőben hány napot adtunk meg. |
| Felelős szerepkör: | Az a szerepkör jelenik meg, amely szerepkörrel rendelkező felhasználók jogosultak a jóváhagyásra. |
| Felelős: | Az a felhasználó, amely felhasználó jogosult a jóváhagyásra. |
| Információ: | Jóváhagyáshoz fűzhető szöveges megjegyzés. Mobil appos jóváhagyás esetén ez a mező tehető ki az áttekintő ablak Információ oszlopába, illetve ezt lehet megnézni a részletező ablak Információ mezőjében. |
| Elbíráló: | Személy, aki elvégezte a jóváhagyást, vagy elutasította. |
| Elbírálás dátum: | Dátum, amikor történt a jóváhagyási/elutasítási tranzakció. |
| Elbírálás indok: | Jóváhagyó által hozott döntés indoklása. Mobil appos jóváhagyás esetén ez a mező szerkeszthető az Elutasítás oka mezőben. |
