A Gyűjtőszámlák funkcióra kattintva egy általános listás áttekintő ablak jelenik meg, amely testre szabható, exportálható, nyomtatható az eszköztárakon lévő gombok, valamint a jobb egérkattintásra megjelenő menük segítségével.
A Gyűjtőszámlák a hagyományos számláktól abban különböznek, hogy tételsoronként adhatjuk meg a teljesítés dátumát. Gyűjtőszámlákra hagyományos számlákat nem lehet beemelni vagy összesíteni! A Gyűjtőszámlák használatáról nézze meg az alábbi videónkat:
Gyűjtőszámlák kezelésére szolgáló gombok
A bizonylatok kezelésére az alábbi gombokat használhatjuk a Kezdőlap eszköztáron a hagyományos gombokon kívül:
•Új gyűjtőszámla: új bizonylat rögzítését indíthatjuk el
•Bizonylat ismétlés: egy meglévő, a listás áttekintőben kijelölt gyűjtőszámlából készíthetünk másodpéldányt. Ilyenkor a korábbi számla adataival nyílik meg a szerkesztőablak.
•Sztornózás: sztornó számlát készíthetünk a listás áttekintőben kijelölt számláról.
•Teljes helyesbítés: teljes helyesbítő számlát készíthetünk a listás áttekintőben kijelölt számláról.
•Részhelyesbítés: ha csak az aktívan kijelölt számla egyes adatait módosítanánk, ezt a gombot használjuk.
•Garancialevél: a gyűjtőszámla mellé garancialevelet is készíthetünk.
•NAV státusz frissítés: ezzel ellenőrizhetjük le a számlák aktuális NAV felküldési állapotát.
•Bizonylat nyomtatás: egy vagy több kijelölt bizonylat nyomtatását végezhetjük el. A megjelenő ablakban kiválaszthatjuk a nyomtatót, a megjelenítésre szolgáló sablont, a nyomtatás példányszámát, valamint közvetlenül PDF-be is nyomtathatunk, ahol megadhatjuk a mentés helyét. Több bizonylat nyomtatásánál az ablak alján lévő listás áttekintőben szűrhetjük és kiválogathatjuk a nyomtatni kívánt bizonylatokat. A nyomtatást az OK gombra kattintva indíthatjuk el.
•Kapcsolt nézet: a lenyitható menüben a Bizonylat sort bekapcsolva a listás áttekintő alatt egy ablak jelenik meg az aktuálisan kijelölt számla soraival. Javasoljuk ennek a bekapcsolását, mert akkor a bizonylat megnyitása nélkül is láthatjuk annak tartalmát. Ennek menetéről bővebben a Tippek-trükkök között olvashat.
Új gyűjtőszámla
A gomb kétféle funkciót tartalmaz:
•az ikonra kattintva belföldi forintos számlát készíthetünk.
•az ikon alatti kis nyílra kattintva választhatunk belföldi forintos, deviza vagy export számlák készítése között.
A három számlatípus közötti különbség:
•belföldi forintos számlát belföldi adóalanynak és nem adóalanynak (tehát adószám nélküli ügyfélnek, pl. magánember vagy alapítvány) készíthetünk.
•deviza számlát belföldi adóalanynak vagy nem adóalanynak készíthetünk bármely devizanemben (akár forintban is), ilyen esetben belföldi áfát számít a program.
•export számlát külföldi adóalanyoknak állíthatunk ki, bármilyen devizanemben (akár forintban is), ilyenkor áfamentes számla készül.
A megjelenő ablak eszköztárán az alábbi gombokat használhatjuk:
•A számlát a Mentés és bezárás vagy Mentés és új gombbal rögzíthetjük!
•A Beemelés gomb segítségével korábban kiállított bizonylatokat (például Előlegszámla) vehetünk fel a számla tételsoraihoz.
•A Nyomtatási kép gombbal a rögzítés előtt megtekinthetjük a majdani számla képét.
A Munkaterületen lévő mezők közül a csillaggal jelöltek kitöltése kötelező!
Bizonylat ismétlés
Egy korábban elkészített számlát kijelölve abból másolatot készíthetünk. A gomb megnyomása után megjelenik a számlakészítő ablak a korábbi adatokkal, de az aktuális dátumokkal.
Bizonylat sztornózás és Teljes helyesbítés
Az aktuálisan kijelölt bizonylatot sztornózni/helyesbíteni lehet. Mindkét esetben megjelennek a számla adatai, de csak a dátumok, valamint a tárgy, megjegyzések és kiegészítő mezők módosíthatók! A bizonylat mentésekor az eredeti összeg mínuszos ellentételezésű számlája készül el.
Részhelyesbítés
Részhelyesbítés során nem csak a dátumokon, a tárgyon, a megjegyzésen és a kiegészítő adatokon, hanem a számla több paraméterén is változtathatunk:
•cím (számlázási és levelezési)
•sorszámtömb
•kedvezmény a végösszegből
•fizetési mód
•folyamatos teljesítés
Valamint a tételsorok alábbi adatait is módosíthatjuk a jó értékre:
•mennyiség
•egységár
•áfa
•munkaszám
•kedvezmény
•kiegészítő adatok
Minden esetben a jó értéket adjuk meg, így a számla végösszegében a differenciát kapjuk meg!
A számla tételsorai esetében a Látható sorok listában rászűrhetünk a Helyesbítő és a Helyesbített sorokra is, vagy a Mind opcióval kikapcsolhatjuk a szűrést. Javasoljuk a Helyesbítő sorok szűrés használatát!
Számlák ablakának felépítése
Új számla indításakor, Bizonylat ismétlésénél, vagy Részhelyesbítésnél a bizonylatkészítő ablakban/fülön érhetjük el a szükséges mezőket.
Bizonylatkészítő ablak
A megjelenő ablak három részből áll:
•a bizonylat aktuális végösszegét a Munkaablak tetején láthatjuk
•a felül találhatjuk a bizonylatfej-adatokat
•a lapokon bizonylat-tartalmi adatokat találhatunk
A bizonylatfej-adatok közül a csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező, ezek hiányában a bizonylat nem rögzíthető.
A bizonylat-tartalmi adatok első lapján találjuk a Bizonylat sorokat. Ez egy listás áttekintő szűrősávval, tehát az adatokat az oszlop fejlécén kattintva rendezhetjük, szűrhetjük. Fontos, hogy ezek a műveletek nincsenek kihatással a számla végső tartalmára, csupán az egyszerűbb rendezést, keresést könnyítik meg! Új bizonylatsort csak a partner kiválasztása után lehet felvinni, az áttekintő bal sarkában található Új (fehér lap ikon) gombbal!
A gomb megnyomására egy önálló ablak jelenik meg, ahol a csillagozott mezők megadása kötelező. Az Áru mezőbe kattintva választhatunk a megjelenő áttekintőből terméket. A fontosabb termékinformációk megjelennek az árukiválasztó feletti sávban. A listából történő kiválasztás után a Szerkesztés (ceruza) ikonra kattintva módosíthatjuk az áru adatait, ezután ne felejtsük el megnyomni az ablak tetején lévő Frissítés gombot! A Törlés (kis x) gombbal törölhetjük a tévesen kiválasztott terméket.
A Mennyiség mezőbe írjuk be a kívánt mennyiséget, a Nettó és Bruttó egységár mezőkbe írhatjuk be az egy egységre vonatkozó árat, illetve kiválaszthatjuk a szükséges Áfát (ez alapértelmezés szerint a termék adatlapjáról kerül betöltésre).
Amennyiben rendelkezünk Készlet modullal, kiválaszthatjuk, hogy melyik Forrás raktárból szeretnénk a terméket értékesíteni, alatta pedig megjelenik az aktuális Raktárkészlet és összmennyiség is.
A gyűjtőszámla egyedisége, hogy a tételnél kell megadni a Teljesítés dátumát, ezért erre mindenképp legyünk figyelemmel, mielőtt rögzítjük a sort.
A Kiegészítő adatokba, valamint a Megjegyzés mezőbe plusz információkat rögzíthetünk az adott tételhez.
A Kiegészítő adatok a nyomtatási képen alapértelmezetten nem jelennek meg, egyedi díj ellenében tudjuk elhelyezni a sablon egy megadott pontján. A Megjegyzés mezőbe a Gyakori megjegyzések gombbal tallózhatunk be korábban rögzített szöveges információkat. A tételt a Mentés és bezárás vagy a Mentés és új gombokkal vehetjük fel a bizonylatra. A Bezárás gomb alapértelmezés szerint nem rögzíti a sort, ezért ennek megnyomásakor figyelmeztető ablakot kapunk.a mentésről.
Miután legalább egy bizonylatsort rögzítettünk, az aktív tételsor törölhető a piros X ikonnal, azaz a Törléssel.
A Bizonylatkészítő ablak Összesítő adatok oldalán szintén megjelennek a végösszegek az 5-10-re történő kerekítéssel együtt.
A Tárgy, illetve a Megjegyzés fülön írhatjuk be, vagy a Gyakori megjegyzésekből emelhetjük be a számla tárgyául vagy a bizonylat megjegyzésül szolgáló szövege(ke)t.
A Kiegészítő adatok fülön a bizonylathoz tartozó plusz információkat vihetjük fel. Ezek alapértelmezés szerint nem jelennek meg a bizonylaton, de egyedi díj ellenében a papír alapú számlák megadott helyére állandó jelleggel kitehetjük.
A számlázás menetéről bővebben a Gyakorlati útmutatónkban olvasható bővebb leírás.