A Listás áttekintőkben egyszerűen, táblázatszerűen tekinthetjük át az adatokat. A Listás áttekintők az oszlopok tetején lévő fejlécre kattintva rendezhetők, illetve a Táblázat nyomtatási kép paranccsal nyomtathatók.
A Listás áttekintőket három részre oszthatjuk fel:
•az oszlopok fejléceire
•Autoszűrő sorra
•a tartalmi részre, azaz adatsorokra, rekordokra.
Ajánljuk a figyelmébe a listás áttekintők kezeléséről készült videónkat, melyben sok hasznos tippet tudhat meg az adatok rugalmasabb kezeléséről:
Oszlopfejlécek
Az oszlopfejléceken az adatok címkéit láthatjuk, azaz az adott oszlopban milyen adatokat találhatunk.
A fejléceket bal egérgombbal megfogva átrendezhetjük az oszlopok sorrendjét, ilyenkor kis kék nyíl jelzi az oszlop új helyét.
Az oszlopfejlécekre való kattintással az áttekintőt növekvő vagy csökkenő sorrendbe rendezhetjük, ilyenkor a fejléc jobb oldalán egy kis nyíl mutatja a rendezési sorrendet.
Az egérmutatót a fejlécre húzva megjelenik a jobb felső sarkában egy kis szűrő jel, amire kattintva gyors szűrést végezhetünk az adott oszlopra.
Jobb egérgombbal a fejlécre kattintva egy gyorsmenüt kapunk, amiben az oszloppal kapcsolatos műveleteket találjuk, ezek a következők:
•Rendezés növekvő: az áttekintőt a megadott oszlop alapján növekvő sorrendbe rendezi
•Rendezés csökkenő: az áttekintőt a megadott oszlop alapján csökkenő sorrendbe rendezi
•Rendezés törlése: az aktuális oszlopra történő rendezés megszüntetése
•Minden rendezés törlése: minden rendezés törlése, a nézet visszaáll alapállapotra
•Csoportosítás: Az oszlopok halmozása, azaz összecsukhatóvá válik az oszlop a könnyebb áttekintés érdekében.
•Csoportosító mező megjelenítése/elrejtése: egy új sávot jelenít meg a listás áttekintő felett, ahová oszlopfejlécet húzhatunk be vagy az előbbi, Csoportosítás menüpontot választhatjuk. Ilyenkor az adott oszlop adatai alapján csoportosítja, halmozza az adatokat. A csoportosítást egyszerűen megszüntethetjük, ha a Csoportosító mezőben megfogjuk az oszlopfejlécet, és kihúzzuk onnan az eszköztárak felé, majd ott elengedjük.
•Oszlop elrejtése: az adott oszlop elrejtése az áttekintőből.
•Oszlopválasztó: az oszlopválasztó ablak megjelenítése, melyből újabb oszlopokkal bővíthetjük a jelenlegi nézetet. A megjelenő ablakban újabb oszlopfejlécek jelennek meg, melyeket bal egérrel megfogva húzhatunk két jelenlegi oszlop közé.
Az Oszlopválasztó ablak alján lévő Hozzáadás gombbal bővíthetjük a kínálatot. Ilyenkor az Objektum model ablak nyílik meg, ahol kipipálhatjuk a szükséges oszlopokat, majd az OK gombbal felkerül a listára, ahonnan húzással már kitehető a többi oszlop közé. A felesleges oszlopokat az ablak alján lévő Eltávolít gombbal vehetjük ki a kínálatból.
Az Oszlopválasztó részletesebb használatáról külön tippünkben írunk.
•Illesztés: Az adott oszlop szélességének beállítása a legszélesebb adathoz.
•Illesztés (összes oszlop): Az összes oszlop szélességének beállítása az adott oszlop legszélesebb adatához. Ilyenkor az áttekintő alján kapunk egy vízszintes gördítősávot, mellyel jobbra és balra gördíthetjük az áttekintő tartalmát.
•Szűrő szerkesztő: új ablakot jelenít meg, ahol egyedi, halmozott szűrőket hozhatunk létre. Bővebben alább írunk ennek a funkciónak a kezeléséről!
•Keresőmező megjelenítése/Kereső panel elrejtése: az oszlopok felett egy kereső mező megjelenítése vagy elrejtése.
•Autoszűrő sor elrejtése/megjelenítése: az oszlopok feletti Autoszűrő sáv elrejtése vagy megjelenítése.
•Feltételes formázás: megadott paraméterek alapján formázhatjuk a cellákat. A Cella kiemelés szabályokban adhatjuk meg a feltételt és a formázást, míg a Szabályok kezelésében a korábbi szabályokat módosíthatjuk, vagy összetettebb szabályokat hozhatunk létre.
Autoszűrő sor használata
Az Autoszűrő sor segítségével gyorsan megtalálhatjuk a kívánt adatot, ahol akár többszörös szűrést is végezhetünk.
A fehér mezőbe kattintva megadhatjuk a keresett értéket, illetve a mező elején beállíthatjuk a feltételt a műveleti jelre való kattintással.
Az alábbi műveletekből választhatunk:
•Egyenlő: a beírt kifejezés pontosan megegyezik a keresendő szóval/értékkel
•Nem egyenlő: nem a beírt kifejezésre keresünk, hanem minden másra vagyunk kíváncsiak
•Tartalmazza: a beírt kifejezést tartalmazza a keresendő szó/érték
•Nem tartalmazza: a beírt kifejezést nem tartalmazza a keresendő szó/érték
•Hasonló: a beírt kifejezéshez hasonló szavakra/értékekre vagyunk kíváncsiak
•Nem hasonló: a beírt kifejezéshez hasonló szavakra/értékekre nem vagyunk kíváncsiak
•Ezzel kezdődik: a beírt kifejezéssel kezdődik a keresett szó/érték
•Ezzel végződik: a beírt kifejezéssel végződik a keresett szó/érték
•Nagyobb mint: a beírt számnál nagyobb értéket keresünk
•Nagyobb vagy egyenlő mint: a beírt számnál nagyobb vagy egyenlő értéket keresünk
•Kisebb mint: a beírt számnál nagyobb kisebb keresünk
•Kisebb vagy egyenlő mint: a beírt számnál kisebb vagy egyenlő értéket keresünk
Az aktuális szűrőfeltételeket a Listás áttekintő alján találhatjuk, ahol egy kattintással inaktiválhatók vagy törölhetők, illetve a Szűrő szerkesztésével logikai kapcsolatokba rendezhetők.
Egyszerű szűrés listás áttekintőben
Ha egy áttekintő oszlopfejlécére visszük az egérmutatót, a jobb felső sarkában megjelenik egy apró szűrő (tölcsér) ikon.
Erre kattintva mezőtípustól függően egy vagy két lapból álló kis ablak jelenik meg. Az első az Értékek, ahol gyors szűréseket végezhetünk, valamint a második lap mezőtípustól függ, hogy mi jelenik meg (pl. Szöveges szűrők, Dátumszűrő stb.). Az ablak bal alsó sarkában lévő Szűrő törlése gombbal távolíthatjuk el a feltételeket.
A lista bármelyik elemét választva a szűrési feltétel a listás áttekintő alján jelenik meg. Ezt szabadon módosíthatjuk a sáv jobb oldalán található Szűrő szerkesztése gombbal, vagy törölhetjük a sor elején lévő bezárással (kis x ikon), illetve inaktiválhatjuk a feltétel előtt megjelenő pipával.
Szűrő szerkesztő
A Szűrő szerkesztőben komplex lekérdezéseket is elvégezhetünk csoportokra, mezőkre és logikai összefüggésekre bontva. Nagy adathalmaz esetén pontosabb találatokat kaphatunk a segítségével. Az ablak felső részében különböző színekkel jelöli a program a meglévő paramétereket, melyekre kattintva módosíthatjuk azokat, míg az ablak alsó részén közvetlenül, beírt parancsokkal vezérelhetjük a szűrőt.
Logikai feltétel vagy feltételcsoport hozzáadásához az első szintű mező fölé vigyük az egeret, és a jobbra megjelenő plusz jelre kattintsunk, vagy az INSERT billentyűt nyomjuk meg. Feltétel törléséhez a sorok végén lévő törlésre, azaz X jelre kell kattintanunk.
Értékek esetében az ikonra való első kattintáskor (Lista ikon) a felsorolt mezőkből választhatunk, második kattintáskor (Ceruza ikon) értéket írhatunk be a feliratra kattintva, vagy a meglévő lehetőségekből választhatunk.
Ha a Szűrő szerkesztőt a módosítások után OK gombbal bezárjuk, akkor a szűrősávon a korábbi feltételre húzva az egeret a feltétel jobb oldalán megjelenik egy kis nyíl, ahol a korábbi változtatások közül is választhatunk. Ezek a lehetőségek az ablak bezárásáig megmaradnak, azután törlődnek.
Adatsorok, rekordok használata, módosítása
Az adatsorok közvetlenül nem módosíthatók, de egyes műveleteket elvégezhetünk rajta.
Ha egy sor ki van jelölve, akkor
•CTRL+C billentyűket lenyomva az egész sor tartalmát vágólapra másolhatjuk (pl. Excelhez),
•CTRL+SHIFT+C billentyűket lenyomva az aktuálisan kijelölt értéket másolhatjuk vágólapra.
Egy sorra jobb egérgombbal kattintva gyorsmenüt kapunk az aktuálisan elvégezhető műveletekkel. Az elemek nagy része megegyezik a Fájl és a Kezdőlap menüben lévő lehetőségekkel, illetve plusz parancsokat is találhatunk itt.
•Oldalbeállítás: megadhatjuk a nyomtatandó lap méreteit, tájolását a listás áttekintő nyomtatásához.
•Nyomtatás: közvetlenül nyomtathatjuk a listás áttekintőt. Nem ajánljuk, mert nagy táblázatok esetén a mezők összecsúszhatnak.
•Nyomtatási kép: a listás áttekintőt a kinyomtatása előtt megtekinthetjük, a megjelenő nyomtatási kép ablakban testre szabhatjuk.
•Exportálás: a listás áttekintő adatait a kiválasztott fájlformátumba (pl. CSV, XLSX, PDF) exportálhatjuk.
•Cella érték másolása: az aktív cellát másolja ki vágólapra, amit egy másik programba (pl. Excel vagy Word) beilleszthetünk.
Több sort egyszerre kijelölhetünk az alábbiak szerint:
•egybefüggő tartományt szeretnénk: kattintsunk egy sorra, majd a SHIFT billentyűt lenyomva tartva egy távolabbi sorra
•sorokat egyesével, külön kijelölve: egy sort jelöljünk ki, majd a CTRL gombot nyomva tartva kattintsunk a többi sorra.
Adatok egyedi módosítása
Egy sorra duplán kattintva vagy azon Entert ütve módosításra nyithatjuk meg az adott rekordot. Új ablakban nyílnak meg az adatok.
Többszörös, csoportos módosítás
Egyes esetekben engedélyeztük a csoportos adatmódosítást, nyomtatást.
Áruk és partnerek esetében ha több sort jelölünk ki, majd a Törlés gombot nyomjuk meg, akkor a program csak azokat törli, melyekhez nem tartozik bizonylat, míg a korábban használt elemeket csupán inkativálja. Csoportos újraaktiválásra jelenleg nincs lehetőség.
Bizonylatok esetében több sor kijelölése után a Bizonylat nyomtatás gombra kattintva csoportos nyomtatást vagy PDF-be exportálást végezhetünk.