Akár a bizonylat nyomtatásakor, akár listás áttekintőn át jutunk a Nyomtatási kép lehetőségéhez, a megjelenő ablakban az alábbi eszköztár gombokat használhatjuk:
•Megnyitás: egy korábban lementett nyomtatási képet nyithatunk meg a jelenlegi helyett.
•Mentés: az aktuális nyomtatási képet lementhetjük egyedi formátumba, amit később ismét megnyithatunk (ld. előbbi pont).
•Nyomtatás: a gomb megnyomására új ablak jelenik meg a nyomtatási paraméterekkel, itt módosíthatjuk az aktuális nyomtatót erre a bizonylatra, valamint megváltoztathatjuk a paramétereket.
•Gyors nyomtatás: kérdés és figyelmeztetés nélkül, azonnal egy példány kerül nyomtatásra az alapértelmezett nyomtatóra.
•Beállítások: a gomb megnyomására egy új ablak jelenik meg, ahol minimálisan módosíthatjuk a megjelenő adatok formáját. Két fülön (Beállítások és Viselkedés) módosíthatjuk a beérkező adatok megjelenését, összegzését, részleteit. A módosításokat az Alkalmaz gombbal ellenőrizhetjük a háttérben lévő nyomtatási képen, véglegesíteni az OK gombbal lehetséges.
A funkció előnye, hogy egyes listás áttekintőkből gyors, összesítő kimutatásokat is készíthetünk.
•Paraméterek: kimutatások esetén használható, plusz paraméterek megadására használható funkció. Általános nyomtatási képek esetén nem érhető el.
•Fejléc/Lábléc: az Excelhez hasonlóan három-három szöveges mezőbe írhatunk be szöveget, vagy helyezhetünk el hasznos információkat baloldalon, középen vagy jobb oldalon a fejlécben és/vagy a láblécben.
Az ablakban található eszköztáron az alábbi gombokat használhatjuk mezők beszúrására, ebben a sorrendben: lapszám, oldalak, lap/összes lap, nyomtatás dátuma, nyomtatás időpontja, felhasználó név, kép (nem érhető el). A beírt szöveget igazíthatjuk felülre, középre és alulra a fejlécen és láblécen belül, valamint megadhatjuk a betűtípust is.
•Átméretezés: amennyiben az adatok nem férnek ki megfelelően, átméretezhetjük azokat százalékos mértékben vagy több lapos felosztásra.
•Margók: a leginkább támogatott margók listájából választhatunk, vagy egyedi margót adhatunk meg. Az Egyedi margók alatt is kiválaszthatjuk a papír méretét is, vagy a tájolást, ha a nyomtatótól nem kapta meg a program. A felső és alsó margók felülbírálhatók a Beállítások csoport Sablon beállítások kategóriájában lévő Bizonylat sablonban, ha duplán kattintunk egy sablonon, és a megjelenő ablakban kipipáljuk az Egyedi margók opciót.
•Tájolás: adjuk meg, hogy álló vagy fekvő lapra szeretnénk-e nyomtatni.
•Méret: a legismertebb nyomtatási papírméretek közül választhatunk, alapértelmezés szerint az A4 formátum legyen beállítva. Az egyedi formátum méretét nem itt, hanem a Margók alatt, az Egyedi margók ablakban adhatjuk meg az Egyedi formátum kiválasztása után.
•Keresés: egy kereső mezőt kapunk az előnézeti kép felett. A keresendő szöveg beírása után Entert kell ütni. A talált szó mezőjét kijelöli, de ez nyomtatásban nem lesz megkülönböztetve, csupán vizuálisan kerül kiemelésre az előnézeti képen. A kijelölést az előnézeti kép bármely pontján történő kattintással megszüntethetjük.
A kereső mező melletti fogaskerékre kattintva szűkíthetjük a találatokat kis-, és nagybetű megkülönböztetéssel vagy teljes szóra való kereséssel.
•Bélyegképek: ha többoldalas nyomtatás készül, a Bélyegképek gombbal miniatűr előnézeti képeket jeleníthetünk meg a képernyő baloldalán. Ez a sáv automatikusan elrejthető vagy kitűzhető a címsorában lévő kis tüske ikonnal vagy bezárható.
•Könyvjelzők: egy dokumentumtérképet nyit meg, amennyiben linkek találhatók a dokumentumban. Nem érhető el.
•Editing Fields: megmutatja a nyomtatványban szerkeszthető mezőket. Nem érhető el.
•Első lap, Előző lap, Következő lap, Utolsó lap: több oldalas dokumentumok navigálására szolgáló léptetőgombok.
•Egérmutató: alapértelmezett eszköz, az előnézeti képben való kattintásra szolgál.
•Eltolás: a kéz alakú ikonra kattintva fogd és vidd mozgathatjuk az előnézeti képet.
•Nagyító: ha ezt az eszközt kiválasztjuk, az előnézeti képbe kattintva egy léptékkel nagyítja fel a képet. Ettől függetlenül a nagyítást bármikor elvégezhetjük a nyomtatási kép jobb alsó sarkában lévő csúszka mozgatásával 10%-tól 500%-ig.
•Több lap: egyszerre hány oldalt szeretnénk látni a képernyőn. Előfordulhat, hogy ennek a módosítása után görgetni kell az előnézeti képet, hogy az új beállításnak megfelelően frissüljön.
•Kicsinyítés és Nagyítás gombok: a Nagyítónál már említett, jobb alsó sarokban lévő nagyítási funkciókat léptékszerű nagyítással és kicsinyítéssel egészítik ki. Itt is előfordulhat, hogy az előnézeti kép csak görgetés hatására frissül.
•Lap háttérszíne: a margó területét színnel láthatjuk el, mint egy keretbe foglalva az adatokat. Használhatjuk a három fülön felsorolt lehetőségek közül vagy egyedi színt is készíthetünk.
•Vízjel: képi vagy szöveges vízjellel láthatjuk el a dokumentumot. A megnyíló ablakban kiválaszthatjuk a vízjel típusát, átlátszóságát, pozícióját (javasoljuk a Hátul opciót, hogy a szöveg fölé kerüljön), valamint megadhatjuk, mely oldalakat szeretnénk vízjelezni. Több vízjel nem vihető fel egy dokumentumra! A sikeres vízjelezés az OK gomb megnyomása után megjelenik az előnézeti képben, valamint a nyomtatáskor.
•Exportálás: egy lenyitható listából választhatjuk ki, hogy milyen formátumban szeretnénk menteni az előnézeti képet. Ezután a formátum mentéséhez szükséges ablak jelenik meg, minden esetben más, ahol beállíthatjuk az exportálás paramétereit.
•Küldés e-mailben: amennyiben levelezőprogram telepítve van a számítógépen, az alapértelmezett emailezővel küldhetjük el a fájlt a lenyitható listában lévő formátumok közül. Hasonlóan az Exportáláshoz megjelenik egy ablak a kiválasztott formátumba való exportáláshoz szükséges paraméterekkel, majd el kell mentenünk az állományt. Csak ezután nyílik meg a levelező ablaka, a mentett fájl csatolva lesz az email szerkesztőben.
•Záró: a gombra kattintva a Nyomtatási kép bezárásával csukhatjuk be a Nyomtatási kép ablakát.