A funkció segítségével egy előre megformázott és feltöltött Excel fájlból olvashatjuk be az adatokat.
Fontos, hogy az Excel fájl felépítése (tehát az oszlopok neve és sorrendje) ne változzon a kitöltés során, valamint másféle elrendezésű vagy korábbi verziójú fájlt sem tudunk beolvastatni a programmal.
A kitöltendő fájl alapértelmezés szerint a telepítési hely Dokumentumok mappájában érhető el REVOL_Express_partner_import.xls néven.
A partnerimportálási funkciót a Beállítások csoport Import-export műveletek kategóriájában találjuk, Partner adatok importálása Excel fájlból néven.
A megjelenő ablakban az alábbi mezőket találjuk:
•Excel fájl: miután kitöltöttük az Excel állományt, itt tallózhatjuk be. A kiírt útvonal ellenére a három pontos gombbal be kell tallóznunk az állományt, hogy a program a háttérben beolvashassa a fájlt.
•Partner adatok importálása: az Excel fájl első fülén található adatok kerülnek importálásra. Alapértelmezetten bekapcsolt állapotú.
•Telephely adatok importálása: az Excel fájl második fülén található adatok kerülnek importálásra. Alapértelmezetten kikapcsolt állapotú.
•Kapcsolattartó adatok importálása: az Excel fájl harmadik fülén található adatok kerülnek importálásra. Alapértelmezetten kikapcsolt állapotú.
•Azonos partnernév esetén új partner: a program (beállítástól függően, ld. alább!) a partner iktatószámát vagy nevét veszi alapul az importálás során. Amennyiben nincs kitöltve a mező, akkor a partnernév nem egyedi lesz, tehát új partnerként veszi fel, ha már talál egy meglévőt (pl. Kovács Béla). Alapértelmezés szerint be van kapcsolva.
•Levelezési cím azonos a számlázási címmel, ha nincs megadva: kényelmi funkció, ha a levelezési címet nem töltöttük ki, akkor a program importálás során kitölti a levelezési cím mezőt a számlázási címmel. Ez főleg levelezési sablonoknál jön jól. Alapértelmezés szerint be van kapcsolva.
•Alapértelmezett partnertípus vevő: a program kétféle partnert különböztet meg, a vevőket (akinek eladunk) és szállítókat (akiktől vásárolunk). Az importálandó partnerek alapértelmezés szerint vevők, ha ez az opció be van pipálva. Alapértelmezés szerint bekapcsolt állapotú.
•Árkategória, ha nincs megadva: ha az Excelben nem adtuk meg, hogy a partner mely árkategóriába tartozik, a program az itt megadott értéket rendeli hozzá automatikusan. Alapértelmezés szerint az első árkategória van megadva, Számlaíró modul esetén nem változtatható.
•Partner kapcsolat azonosítása név/iktatószám alapján: név vagy iktatószám alapján történjen-e azonosítás. Ez az opció alapértelmezés szerint név alapján történő azonosításra van állítva.
A paraméterek beállítása után nyomjuk meg a Kezdőlap eszköztáron lévő Import gombot! A művelet sikerességéről visszajelzést kapunk, illetve naplófájl is készül az importált Excel fájl mellé.