<< Click to Display Table of Contents >> Navigation:  Ügyviteli ismertetések > Tárgyi eszköz > Leltár

A tárgyi eszközök gondos kezelése az alapja a felesleges beruházások elkerülésének és a beszerzésük pénzügyi tervezhetőségének. Pontos nyilvántartásuk a vállalkozás értékteremtő képességét is befolyásolja. A pontatlan  nyilvántartás  számviteli és üzletfolytonossági szempontból is kockázatot jelent, ezért fontos a leltár.

A Tárgyi eszköz leltár funkció segítségével lehetőség van a rendszerben a tárgyi eszközeink leltározási adatait rögzíteni és a hiány alapján automatikusan kivezetés eseményt, míg a többlet alapján új eszközt generáltatni a programmal. Első lépésben el kell döntenünk, hogy milyen módon kívánunk leltározni. Ha használunk fellelési helyeket az eszközeinkben, akkor a Fellelési helyek használata beállítással végezzük a leltárt. (Fellelési helyek kialakításához vegyük figyelembe a Tárgyi eszköz fellelési helye funkcióban leírtakat.) A Leltár típus-t pedig aszerint állítsuk be, hogy az összes, vagy csak a fellelt eszközökről szeretnénk automatikusan kivezetést, vagy új eszköz felvételét generáltatni a rendszerrel.

A beviteli adatok rögzítése után érdemes a listás áttekintő ablakban megjelenő műveletekkel végezni a leltárt.

Egyik módszer - Csak fellelt eszközökre vonatkozó leltár esetén:

Első művelet a Leltár sor bevitel, amivel egyszerűen, akár vonalkódolvasóval felvehetők a megtalált tételek. Ezután az Eszköz sor mennyiségek frissítése művelettel frissítsük be az aktuális karton adatok alapján a leltár eszköz összesítő sorait és az itt található "Többlet felosztása" művelettel határozzuk meg, hogy a fellelt többlet mely fellelési helyre kerüljön majd az új eszköz generálásakor. Végül a Lezárás művelettel indítható a kiértékelés, az új eszközök létrehozása és a meg nem talált eszközök kivezetése.

Másik módszer - Minden eszközre vonatkozó típusú leltár esetén:

Az Eszköz sor mennyiségek frissítése művelettel frissítsük be az aktuális karton adatok alapján a leltár eszköz összesítő sorait. Ezután a Leltár sorok létrehozása eszköz sorok alapján művelettel generáltassuk le a leltár sorokat az eszköz összesítő sorok alapján az ott található mennyiségekkel. Itt az előtöltött leltár sorokban módosítsuk a mennyiséget a konkrétan fellelt mennyiségre, vagy ha nem leltük fel, akkor töröljük a vonatkozó leltár sort. Végül a Lezárás művelettel indítható a kiértékelés, az új eszközök létrehozása és a meg nem talált eszközök kivezetése.

Specialitások

A tárgyi eszköz leltár korrektségének biztosítása érdekében a leltár nyitás és zárás  dátum közt nem javasolt a tárgyi eszközök felellési helyek közötti mozgatása, illetve aktiválatlan eszköz aktiválása vagy tárgyi eszköz kiadása.

Az eszköz sorok frissítésével a program frissíti a leltár sorokat az aktuális állapotnak megfelelően. Amennyiben a leltár alatt voltak a leltárban szereplő tárgyi eszközöket érintő tranzakciók, akkor nem feltétlenül szükséges frissíteni az eszköz sor mennyiségeket, ez mérlegelés kérdése. A leltársorba be lehet emelni aktiválatlan eszközt mint fellelt eszközt (leltár alatti aktivált eszköz nem jelenik meg a leltár listában). A leltár nyitásakor még aktív, de időközben kivezetett eszközt a kivezetés után be lehet emelni a leltárba. Az ilyen, manuálisan elvégzett korrekciók hitelessége a felhasználó felelősségi körébe tartozik.

Az eszköz sor mennyiségek utolsó frissítési dátumát záráskor jelzi a program, így a kezelő el tudja dönteni, hogy frissíti a sorokat vagy sem. Fontos, hogy ha pl. törlésre kerül egy tárgyi eszköz a leltár sorokból mert nem találtuk meg a keresett tételt, akkor a leltár sorok frissítésével a törölt tétel ismételten visszakerül a leltárba.

A leltár zárási folyamatát elindítva még egy felugró ablakban ellenőrizhető az egyes eszköz sorokban meglévő esetleges többlet és hiány, így a tényleges kivezetések és új tárgyi eszközök generálása csak ennek a jóváhagyásával történik meg.