Ügyviteli ismertetések > Kereskedelem > Értékesítési folyamat

A rendszerben a teljes értékesítési folyamat kezelhető az alábbi módon, de nem kötelező minden lépést alkalmazni, a vállalkozás működésének megfelelően egyes lépések ki is hagyhatók. Az értékesítési lépéseket megvalósító funkciók részletes leírása a következő fejezetben található: Értékesítés.

Klasszikusan az értékesítési folyamat a Vevői ajánlat rögzítésével, majd kiadásával (kinyomtatásával) kezdődik, amelyben tájékoztatjuk a leendő vevőnket arról, hogy milyen terméket, milyen áron, mikorra tudunk nekik szállítani.

A leendő vevő az ajánlatunk alapján eldönti, hogy mit, milyen áron, mikorra kér tőlünk és el e-mailezi / telefonon bediktálja / elfaxolja a rendelését, amit a Vevői rendelés funkcióban rögzítünk. A rögzítésben segítséget nyújt a funkcióba lépés és vevő választás után az "Átvezetés" művelet, amellyel a még nyitott vevői rendelés sorokból válogatva átemelhetjük az ajánlatban kiadott adatokat a rendelésbe, így nem kell újra kézzel rögzítenünk azokat. Kézzel elég a kért/vállalt módosításokat átvezetni. Webáruház kapcsolaton keresztül is bekerülhetnek a rendelések a rendszerbe. A rendelést kinyomtatva visszajelezhetjük az ügyfélnek, hogy pontosan milyen adatokat rögzítettünk a rendelésén. Amennyiben előre tudjuk, hogy mely raktárból történik majd a kiszállítás, akkor azt rendelés soronként beállíthatjuk és megadható az is, hogy komissiózási folyamattal történjen-e a kiszedés. Beállíthatjuk, hogy a rendelés felvételekor foglalódjon-e azonnal a készlet, használjuk-e a Készlet foglalás-t.

Amennyiben használjuk Komissió-zást a vegyük fel a Komissiós bizonylatot, amelyben határozzuk meg, hogy mely raktárosnak, milyen határidővel mely rendeléseket kell összekészítenie kiszállításra.

Amennyiben azt szeretnénk, hogy előre fizessen a vevő, díjbekérőt kell kiállítani neki a Vevői díjbekérő funkcióban.

A Vevői díjbekérő funkció használatának részletes leírása a linkben olvasható. Ez egy vevői díjbekérő létrehozására és nyilvántartására szolgáló menüpont. Önálló bizonylat, önálló sorszámmal, melyből akár automatikusan, a fizetés teljesítése során, a pénzügyi tranzakció rögzítésekor elkészíthetjük a vevői előlegszámlát. Lehetőség van a szokásos átvezetés funkcióra is, vevői díjbekérőből létrehozható a vevői előlegszámla.

A vevői előlegszámla könyvelése a linkről olvasható.

Amikor megjelenik a vevő és elviszi a cikkeket, akkor szállítólevelet kell neki készítenünk. Ezt a Vevői szállítólevél funkcióban tudjuk rögzíteni. A szállítóleveleket komissiózás esetén a Komissiós bizonylatból generálhatjuk le a komissió alapján az összekészített cikkekre, vagy az alapfolyamatot tekintve a vevői szállítólevél funkcióban Átemelés művelettel rendelésből átemelhetjük(, Ajánlatból, Rendelésből is kitölthető, n rendelés -> 1 szállítólevél) az adatokat, továbbá a Vevői rendelés funkcióból is áttolhatjuk az adatokat szállítólevélre, ha 1 rendelésből -> 1 szállítólevél keletkezik. Illetve, ha innen indul a folyamatunk, akkor természetesen kézzel is felvehetjük a szállítólevelet. A kinyomtatott szállítólevéllel a vevő elviszi az árut.

A vevői szállítólevél könyvelése (Készletértékelés, Készletérték feladás futtatása után):

Lekerül a készlet tényről és rákerül az ELÁBÉ-ra:

K: 262 - Készlet tény főkönyvi szám (Cikk ügyviteli kategória / Készlet tény alapján, ha nincs más beállítva)

T: 814 - Eladott áruk beszerzési értéke főkönyvi szám (Cikk ügyviteli kategória / ELÁBÉ, ha nincs más beállítva)

A szállítással egyidőben, vagy attól időben eltolódva kiállítjuk a vevőnek a számlát a Vevői számla funkcióban. Ezt szintén minimális adatrögzítéssel megtehetjük, mert használhatjuk az Átvezetés műveletet, amivel a szállítólevéből, vagy rendelésből(, akár több szállítólevélből, n szállítólevél -> 1 számla) hozzuk át a számlázási adatokat, vagy indíthatjuk magából a szállítólevélből is a számla felvételét (1 szállítólevél -> 1 számla). Amennyiben volt előlegfizetés, akkor kell az Előlegszámlák művelettel beemelni a felhasználandó előleget a számlára, amely új számlasorként negatív előjellel csökkenti a számlán a még fizetendő összeget. A NAV online miatti azonnali automatikus számlabejelentésről az Online számlázás, Adatszolgáltatás (NAV) fejezetből tájékozódhatunk.

A vevői számla könyvelése

T: 311 - Belföldi követelések (forintban), Bruttó összeg (Partner ügyviteli kategória / Főkönyvi számlaszám)

K: 911 - Belső termékértékesítés árbevétele, Nettó összeg

K: 467 - Fizetendő Áfa, Áfa összeg (Áfa ügyviteli kategória -> Áfa kód / Fizetendő áfa számlaszám)

Az ezt követő pénzügyi rendezés (ha még maradt egyenlege a számlának) a Pénzügy modul funkcióival rögzíthető.

Amennyiben szolgáltatásaink számláinak kiállításához előlegszámlát nem szeretnénk használni, de sorszámozott bizonylatot szeretnénk nyomtatni és elküldeni az ügyfélnek, hogy fizessen (Proforma számla / Díjbekérő), akkor azt megoldhatjuk úgy, hogy a Kereskedelmi vevői rendelés funkcióban egy külön sorozatra felvesszük a bizonylatot, amelyet kiegyenlítés esetén felveszünk átvezetéssel vevői számlába. (Azért nem biztos, hogy megfelelő a könyveletlen (Rögzítés alatti) vevőszámla előlegbekérőnek, mert nem lesz sorszáma és rányomtatódik a "Nem könyvelt bizonylat" vízjel.)