A Számlák funkcióra kattintva egy általános listás áttekintő ablak jelenik meg, amely testre szabható, exportálható, nyomtatható az eszköztárakon lévő gombok, valamint a jobb egérkattintásra megjelenő menük segítségével.
Az alábbi, rövid videónkban megtekintheti a számlázás folyamatát:
Számlák kezelésére szolgáló gombok
A bizonylatok kezelésére az alábbi gombokat használhatjuk a Kezdőlap eszköztáron a hagyományos gombokon kívül:
•Új számla: új, forintos bizonylat rögzítését indíthatjuk el. Ha a gomb alatti kis nyílra kattintunk, választhatunk forintos, deviza vagy export bizonylat kiállítása között.
•Bizonylat ismétlés: egy meglévő, a listás áttekintőben kijelölt számlából készíthetünk másodpéldányt. Ilyenkor a korábbi számla adataival nyílik meg a szerkesztőablak.
•Bizonylat sztornózás: sztornó számlát készíthetünk a listás áttekintőben kijelölt számláról.
•Teljes helyesbítés: teljes helyesbítő számlát készíthetünk a listás áttekintőben kijelölt számláról.
•Részhelyesbítés: ha csak az aktívan kijelölt számla egyes adatait módosítanánk, ezt a gombot használjuk.
•Körszámla: pár kattintással több partnernek készíthetjük el a korábban kiállított számlát.
•Garancialevél: a számla mellé garancialevelet is készíthetünk.
•E-számla újraküldés: amennyiben valamilyen oknál fogva az E-számla nem került felküldésre a Számlaközpont felé, akkor a számlán állva ez a gomb megnyomható. A program ellenőrzi, hogy az adott bizonylatszámmal létezik-e számla a Számlaközpont szerverén és ha nem talál ilyet, akkor újraküldi a számlát. Amennyiben az adott bizonylatszámmal már korábban rögzítettek számlát a szerveren, akkor letöltésre kerül annak nyomtatási képe JPG-ben vagy PDF-ben (ha a számla már digitálisan aláírásra került).
•NAV státusz frissítés: ezzel ellenőrizhetjük le a számlák aktuális NAV felküldési állapotát.
•Bizonylat nyomtatás: egy vagy több kijelölt bizonylat nyomtatását végezhetjük el. A megjelenő ablakban kiválaszthatjuk a nyomtatót, a megjelenítésre szolgáló sablont, a nyomtatás példányszámát, valamint közvetlenül PDF-be is nyomtathatunk, ahol megadhatjuk a mentés helyét. Több bizonylat nyomtatásánál az ablak alján lévő listás áttekintőben szűrhetjük és kiválogathatjuk a nyomtatni kívánt bizonylatokat. A nyomtatást az OK gombra kattintva indíthatjuk el.
•Nyomtatási kép: az aktuálisan kijelölt számláról nyomtatási képet kérhetünk.
•Szállítólevél nyomtatás: Készlet modul megléte esetén az aktuálisan kijelölt számlából szállítólevelet nyomtathatunk. A szállítólevél nem tárolódik le, nem kap önálló sorszámot.
•Kapcsolt nézet: a lenyitható menüben a Bizonylat sort bekapcsolva a listás áttekintő alatt egy ablak jelenik meg az aktuálisan kijelölt számla soraival. Javasoljuk ennek a bekapcsolását, mert akkor a bizonylat megnyitása nélkül is láthatjuk annak tartalmát. Érdemes kitenni a Teljesítés dátumoszlopot az áttekintőbe, hogy láthassuk a pontos dátumokat! A Listás áttekintők oszlopainak testre szabásáról ebben a súgótémában tudhat meg többet.
Új számla
A gomb kétféle funkciót tartalmaz:
•az ikonra kattintva belföldi forintos számlát készíthetünk.
•az ikon alatti kis nyílra kattintva választhatunk belföldi forintos, deviza vagy export számlák készítése között.
A három számlatípus közötti különbség:
•belföldi forintos számlát belföldi adóalanynak és nem adóalanynak (tehát adószám nélküli ügyfélnek, pl. magánember vagy alapítvány) készíthetünk.
•deviza számlát belföldi adóalanynak vagy nem adóalanynak készíthetünk bármely devizanemben (akár forintban is), ilyen esetben belföldi áfát számít a program.
•export számlát külföldi adóalanyoknak állíthatunk ki, bármilyen devizanemben (akár forintban is), ilyenkor áfamentes számla készül.
A Munkaterületen lévő mezők közül a csillaggal jelöltek kitöltése kötelező!
Bizonylat ismétlés
Egy korábban elkészített számlát kijelölve abból másolatot készíthetünk. A gomb megnyomása után megjelenik a számlakészítő ablak a korábbi adatokkal, de az aktuális dátumokkal.
Bizonylat sztornózás és Teljes helyesbítés
Az aktuálisan kijelölt bizonylatot sztornózni/helyesbíteni lehet. Mindkét esetben megjelennek a számla adatai, de csak a dátumok, valamint a tárgy, megjegyzések és kiegészítő mezők módosíthatók! A bizonylat mentésekor az eredeti összeg mínuszos ellentételezésű számlája készül el.
Részhelyesbítés
Részhelyesbítés során nem csak a dátumokon, a tárgyon, a megjegyzésen és a kiegészítő adatokon, hanem a számla több paraméterén is változtathatunk:
•cím (számlázási és levelezési)
•sorszámtömb
•kedvezmény a végösszegből
•fizetési mód
•folyamatos teljesítés
Valamint a tételsorok alábbi adatait is módosíthatjuk a jó értékre:
•mennyiség
•egységár
•áfa
•munkaszám
•kedvezmény
•kiegészítő adatok
Minden esetben a jó értéket adjuk meg, így a számla végösszegében a differenciát kapjuk meg!
A számla tételsorai esetében a Látható sorok listában rászűrhetünk a Helyesbítő és a Helyesbített sorokra is, vagy a Mind opcióval kikapcsolhatjuk a szűrést. Javasoljuk a Helyesbítő sorok szűrés használatát!
Körszámla
Az aktuálisan kijelölt számlát több partnernek is elkészíthetjük egy gombnyomással. A megjelenő ablakban az alábbi mezőket találjuk:
•Eredeti számla: a szerkesztés gomb megnyomására megtekinthetjük az eredeti számla beltartalmát.
•Sorszámtömb: válasszuk ki azt a sorszámtömböt, amibe a számlákat készíteni szeretnénk
•Dátumok: állítsuk be a számla teljesítési és esedékességi dátumait (a kiállítási dátumot lehetőleg ne módosítsuk!)
•Partnercsoportok: ha a partnereket csoportokba rendeztük, egy megadott csoportot kiválasztva gyorsabban kijelölhetjük a cégeket. A kijelölésben segítenek az áttekintő felett található ikonok, illetve szűrhetünk is.
•Partnerek: itt egyesével is kijelölhetjük azokat a partnereket, akiknek számláznánk. A kijelölésben segítenek az áttekintő felett található ikonok, illetve szűrhetünk is.
Fontos: az OK gomb megnyomására a számlák rögzülnek, a NAV felé feladásra kerülnek! A számlákat egyenként nyomtathatjuk ki a megjelenő ablak segítségével.
NAV státusz frissítés
Minden program indításkor, bezáráskor és bizonylat készítésekor a NAV státusz automatikusan lekérésre kerül. Amennyiben a számlák áttekintőjében nem az aktuális állapotot látnánk, nyomjuk meg ezt a gombot, és a program azonnal lekéri az állapotot.
Számlák ablakának felépítése
Új számla indításakor, Bizonylat ismétlésénél, vagy Részhelyesbítésnél a bizonylatkészítő ablakban/fülön érhetjük el a szükséges mezőket.
Bizonylatkészítő ablak
A megjelenő ablak három részből áll:
•a bizonylat aktuális végösszegét a Munkaablak tetején láthatjuk
•a felül találhatjuk a bizonylatfej-adatokat
•a lapokon bizonylat-tartalmi adatokat találhatunk
A bizonylatfej-adatok közül a csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező, ezek hiányában a bizonylat nem rögzíthető.
Bizonylat sorok lap
A bizonylat-tartalmi adatok első lapján találjuk a Bizonylat sorokat. Ez egy listás áttekintő szűrősávval, tehát az adatokat az oszlop fejlécén kattintva rendezhetjük, szűrhetjük. Fontos, hogy ezek a műveletek nincsenek kihatással a számla végső tartalmára, csupán az egyszerűbb rendezést, keresést könnyítik meg! Új bizonylatsort csak a partner kiválasztása után lehet felvinni, az áttekintő bal sarkában található Új (fehér lap ikon) gombbal!
A gomb megnyomására egy önálló ablak jelenik meg, ahol a csillagozott mezők megadása kötelező. Az Áru mezőbe kattintva választhatunk a megjelenő áttekintőből terméket. A fontosabb termékinformációk megjelennek az árukiválasztó feletti sávban. A listából történő kiválasztás után a Szerkesztés (ceruza) ikonra kattintva módosíthatjuk az áru adatait, ezután ne felejtsük el megnyomni az ablak tetején lévő Frissítés gombot! A Törlés (kis x) gombbal törölhetjük a tévesen kiválasztott terméket. Megadhatjuk a bizonylatra szánt mennyiséget, a használni kívánt áfát, valamint a nettó vagy a bruttó árat. A Kiegészítő adatokba, valamint a Megjegyzés mezőbe plusz információkat rögzíthetünk az adott tételhez. A Kiegészítő adatok a nyomtatási képen alapértelmezetten nem jelennek meg, egyedi díj ellenében tudjuk elhelyezni a sablon egy megadott pontján. A Megjegyzés mezőbe a Gyakori megjegyzések gombbal tallózhatunk be korábban rögzített szöveges információkat. A tételt a Mentés és bezárás vagy a Mentés és új gombokkal vehetjük fel a bizonylatra. Ha később folytatnánk a bizonylat összeállítását, a Félretétel gombot nyomjuk meg, és a bizonylatot ezután a Félretett bizonylatok között találjuk meg. A Bezárás gomb alapértelmezés szerint nem rögzíti a sort, ezért ennek megnyomásakor figyelmeztető ablakot kapunk a rögzítésről.
Miután legalább egy bizonylatsort rögzítettünk, az aktív tételsor törölhető a piros X ikonnal, azaz a Törléssel.
Bizonylatkészítő ablak további lapjai
A Bizonylatkészítő ablak Összesítő adatok oldalán szintén megjelennek a végösszegek az 5-10-re történő kerekítéssel együtt.
A Tárgy, illetve a Megjegyzés fülön írhatjuk be, vagy a Gyakori megjegyzésekből emelhetjük be a bizonylat tárgyához vagy a bizonylat megjegyzéshez szükséges szövege(ke)t.
A Kiegészítő adatok fülön a bizonylathoz tartozó plusz információkat vihetjük fel. Ezek alapértelmezés szerint nem jelennek meg a bizonylaton, de egyedi díj ellenében a papír alapú számlák megadott helyére állandó jelleggel kitehetjük.
A Csatolmányok fülön az Új fájl csatolása gombbal a számítógépünkön lévő fájlok hivatkozásait tallózhatjuk be egy megnyíló ablak segítségével, amit rögzítés után a Csatolmány megnyitása gombbal megtekinthetünk.
A Kapcsolódó akták lapon az Új akta kapcsolat gomb segítségével iktathatjuk a bizonylatot egy már meglévő dossziéba (ld. az Iktatás alatt található dossziékról szóló témakört).
A Házipénztár lap csak akkor jelenik meg, ha rendelkezünk Pénzügy modullal, és a fizetési módhoz van kassza felvéve, illetve össze van kapcsolva a Házipénztár a számlázással. A lapon kiválaszthatjuk a kasszát (amennyiben több kassza van a fizetési módhoz), illetve kategorizálhatjuk az elkészült bizonylatot (amennyiben felvettünk Házipénztár kategóriákat).
A bizonylatot a Mentés és bezárás vagy a Mentés és új gombbal rögzíthetjük. Ha rögzítés helyett később folytatnánk a bizonylat összeállítását, a Félretétel gombot nyomjuk meg, és a bizonylatot ezután a Félretett bizonylatok között találjuk meg. A Beemelés gombbal a listában található bizonylat-típusokból emelhetünk át adatokat a bizonylat sorokba.
A számlázás menetéről bővebben a Gyakorlati útmutatónkban olvasható bővebb leírás.